ビジネスフレームワーク

【無料テンプレート】緊急度 / 重要度のマトリクスによる優先順位の付け方。

 

次の方を対象にしています!

  • タスクの優先度を整理したい
  • 緊急度 / 重要度マトリクス の無料テンプレートが欲しい
  • 緊急度 / 重要度マトリクス フレームワークについて知りたい


仕事がたまっていて、何から手をつければいいか分からない。考えていたら時間だけが過ぎていた。


こんな経験はないでしょうか。


タスクを洗い出し、優先順位を決めることができれば、あとは順番にタスクを実行するだけです。


そんな状況を解決するためのビジネスフレームワークがあります。


緊急度 / 重要度マトリクス」です。


緊急度と重要度の軸で考え、可視化することで、優先順位をつけられるようになります。


最後に、無料テンプレートもあります。


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緊急度 / 重要度マトリクス とは

 緊急度 / 重要度マトリクスは、多数ある課題に対して適切に優先順位をつけるためのフレームワークです。


全体像を把握し、何から手を付けるか整理できます。


縦軸を重要性(どの程度、自分や自社に影響を与えるのか)、横軸を緊急度(どの程度、スピードを求められているのか)とし、マトリクスで可視化します。


タスクは、4つに分類されます。

  • 緊急度が高く、重要度も高いタスク
  • 緊急度が高く、重要度が低いタスク
  • 緊急度が低く、重要度が高いタスク
  • 緊急度が低く、重要度が低いタスク


各タスクが、どの領域に分類されているかを把握することで、優先順位が見えてきます。


同じ領域にあるタスクは、その中で同じように緊急度、重要度をつけてみましょう。


緊急度 / 重要度マトリクスは、タスクの管理だけではなく、時間管理としても活用できる便利な定番フレームワークです。


1日は24時間しかありません。優先順位をつけないと、やる必要もないタスクにばかり時間を使ってしまい、1日が終わってしまうこともあります。


緊急度 / 重要度マトリクス 手順

この図を埋めていきます。(図は、本記事の最後でダウンロードできます)

課題をマトリクス上に配置する

緊急度と重要度で課題をそれぞれの枠内に入れていきます。


緊急度と重要度の定義を決めておくことで、迷わずに配置できます。


優先順位を決める

マトリクスを見ながら、優先順位を決めます。


「緊急度が高く、重要度も高い」タスクは優先されるべきですが、将来必要になる項目は「緊急度が低く、重要度が高い」枠に入っていることが多いです。


現在と将来どちらも考慮しながら優先度を決めましょう!


ポイント

  • 今より成果を上げるには、どれを選ぶか
  • 最小のコストで最大の効果を生むものはどれか
  • 重要度が低いのにコストがかかっているものがあるか
  • 将来不要なものはあるか


緊急度 / 重要度マトリクス サンプル

自分のタスクを例にしてみます。

重要度が高く、緊急度も高いタスク

「重要度が高く、緊急度も高いタスク」は、すぐに取り掛かるタスクです。他のタスクに手を付ける前に、優先的に終わらせましょう。


例えば、明日のプレゼン資料作成です。明日発表のため時間が限られている(緊急性が高い)。さらに、社運をかけた一大プロジェクトであれば重要度も高くなるでしょう。


他のタスクよりも優先度を上げ、早めに対処します。

重要度が高く、緊急度は低いタスク

「重要度が高く、緊急度は低いタスク」は、自分(企業)の将来に必要なものである可能性が高いです。


例えば、スキルアップです。同じような仕事をしていても成長しないことは理解しています。勉強してスキルアップする必要があると頭ではわかっていても、緊急度が低いため後回しにしてしまうのです。


必要になったときに慌てて勉強しても間に合わないことがあります。「重要度が高く、緊急度は低いタスク」こそ重要視して、優先度を高めに設定します。


「重要度が高く、緊急度も高いタスク」と同じぐらい重要なため、積極的に取り組むと良いでしょう。

重要度が低く、緊急度は高いタスク

「重要度が低く、緊急度は高いタスク」は、自分の身にならない事があります。


例えば、日報・月報です。やる必要はありますが、それによって何かが向上するわけではありません。


このようなタスクは、自動化や簡略化、代行などを考え、なるべく時間を使わないよう工夫すると良いです。

重要度が低く、緊急度も低いタスク

「重要度が低く、緊急度も低いタスク」は、不要なタスクである可能性があります。


例えば、オフィスの整頓です。やらなくても困らないが、やった方がよいもの。


思い切って「やらない」と選択するもの重要です。または、他の人に任せるなど、タスク自体を取り除けるか考えてみましょう。


また、この領域のタスクは、「緊急度が高く、重要度が低いタスク」になることもあります。


例えば、30日以内にアンケートに答える。というタスクがあったとします。


残り30日時点では「緊急度が低く、重要度も低いタスク」ですが、残り1日となった場合、「緊急度が高く、重要度は低いタスク」に変わるのです。


適切に状況を判断して対処が必要です。

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緊急度/重要度マトリクス2

緊急度/重要度マトリクスには、別の表現方法があります。

このように、9マスに分け「重要度」「緊急度」をそれぞれ分析する方法です。


この場合、下図のようにランク分けをし、優先度を決めます。

  • ランクA:優先度(高)
  • ランクB:優先度(中)
  • ランクC:優先度(低)

ランクA→B→Cの順で優先度を決めれます。ランクを基準に優先順位を決めてみては、いかがでしょうか。


緊急度 / 重要度マトリクス 無料テンプレート

パワーポイントや、Googleスライドで使える無料テンプレートを用意しました。

こちらからダウンロードして使ってください。


無料テンプレート


上記、無料テンプレートページを開き、「ファイル」→「ダウンロード」を選ぶことで取得できます。

緊急度 / 重要度マトリクス まとめ

 緊急度 / 重要度マトリクスのまとめです。

  • 緊急度が高く、重要度も高いタスク:すぐに手をつけるべきタスク
  • 緊急度が高く、重要度が低いタスク:やる必要はあるが、なるべく自動化を考える
  • 緊急度が低く、重要度が高いタスク:将来必要になる可能性が高い
  • 緊急度が低く、重要度が低いタスク:やらないことも考える


マトリクスを作ることも大切ですが、整理し実行することが、もっと大切です。


TODOリストやタスク管理ツール、付箋を使うと良いです。


例えば以下のようにすると管理しやすくなります。

  • 緊急度や重要度によって色分けして管理する(またはラベルをつける)
  • 未着手・着手・完了など状態も一緒に管理する
  • 完了したタスクは緊急度や重要度が正しかったか振り返りをする(振り返ることで次回実施時に制度が上がります)


以上のことに気をつけながらタスク管理をしていきましょう。


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  • この記事を書いた人

おやすみドリー

本の要約をする人 | 年間100冊は本を読む | Audible(オーディオブック)、kindle(電子書籍)など読書方法を紹介 | 良い本をたくさんの人に届けたい | ビジネス書・マーケティング・自己啓発・小説を幅広くインプット | ビジネス関連・忘れない読書方法・文章の書き方なども発信中

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