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【完全解説】トヨタの会議は30分。GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術(山本大平)。本の要約まとめ。



次の方を対象にしています!

  • 書籍「トヨタの会議は30分」の内容が知りたい
  • 会議を効率化したい人
  • 最適なコミュニケーション方法を知りたい人
  • 本当に必要な仕事だけに取り組みたい人(無駄な仕事をやめたい人)



無駄な会議を効率的にする方法、忖度せず言いたいことを伝えること、プレゼンであがらないようにする方法などのノウハウを紹介します。


特に大企業にありがちな「会議が長い」などに対処できる内容です。


次のことがポイントです。

  • 嫌われることを恐れない
  • 無駄な議事録はつくらない
  • 打ち合わせ中に「カタカタ」しない
  • 口2耳8で喋りすぎない
  • 読めるけれど空気を読まない




書籍「トヨタの会議は30分」の内容を紹介します。

参考:トヨタの会議は30分



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目次

トヨタの会議は30分 要約:はじめに



GAFAM(Google / Apple / Facebook / Amazon / Microsoft)と会議をすることがあるが、コミュニケーションのスピードが圧倒的に早いのです。


会議では参加者がそれぞれ何をするか、いつまでに行うかを明確にして閉めるのが鉄則になっています。


また、業務上で意見が衝突することはあります。しかし、業務上の意見の違いを、普段の人間関係に持ち込まない雰囲気があります。


知らないことは「知らない」とハッキリいいます。分からないままに会議を進めても時間の無駄です。


これは欧米だけなくBATH(Baidu / Alibaba / Tencent / Huawei)など中国系企業でも同じことです。


日本企業もこのような企業と真っ向勝負していく必要があります。


そして日本でも直球に意見をぶつけて、サッサと意思決定をしている企業があります。


トヨタ自動車です。


今後、ギガ速コミュニケーションできない会社は淘汰されていきます。「検討します」なんて悠長なことは言っている時間など無いのです。


トヨタ社員として経験した「誰でもすぐに実践できるもの」を紹介します。


大きく6つに分類されます。

  • 時短に役立つ仕事
  • 確実に相手を射抜く、仕留めるコミュニケーション術
  • 本質思考
  • 後進に伝える力・教育力
  • 良好な人間関係の構築能力
  • 人としてのあり方



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トヨタの会議は30分 第1章要約:極限まで無駄を減らす「時短会議術」。まとめ



30分会議で2ヶ月分の時間を捻出

ポイント

30分の違いが圧倒的な生産性の違いを生む。一定のルールに沿って時短会議のサイクルを回す



トヨタでは、会議は30分と口を酸っぱくして言われていました。


会議は1時間の企業が多いのではないのでしょうか。1時間から30分に変えるだけで年間6分の1の労働時間を別のしごとに当てられる可能性がでてきます。


知った上で放置していたら、生産性の低い給料泥棒になってしまうでしょう。


ルールはいくつかあります。

  • 延長の可能性を考えて、立て続けに会議を入れない。30分の会議のあとの30分は開けておく。
  • 関係者には事前にアジェンダを共有する。解像度の高い議題を事前共有する。
  • 各参加者が議題から事前に必要な情報や資料を用意する。
  • 会議の最後に「次何をするか」を決める。


チェック

  • 30分にこだわることで、仕事に使える時間が年間で2ヶ月分増える
  • 会議と会議のあいだに呼び時間を置くことで、延長にも臨機応変に対応可能
  • 各回の会議や打ち合わせの最後に「次、何を話し合うか」を決めるとスムーズに回る


無駄な「定例会議」と「上司の付き添い」は認めない

ポイント

毎月集まって話すことは本当に必要ですか?

任せないから部下が自立しない。いまだにベンチャースピリットを忘れていないトヨタ


日本企業では定例会議なるものが存在していて、1時間以上も時間を使っています。


グローバル市場でさまざまなライバルとしのぎを削っているトヨタでは、定例会議はありません


何かあれば関係者で話し合う必要があるときだけ30分の会議が設定されます。


意味もなく定例会議をやろうとすると、上司に詰められます。


また、同じチームの上司と部下が同時に会議に出席することは許されません


よほど重大な会議でないかぎり、上司と部下両方でる必要性がありません。


お互いに給料をもらって働いているプロなのですから、担当者が1人でれば十分です。


積極的に部下にまかせないから、部下が成長しないのです。


原則的として上司は部下の会議に同席しないので、強制的にマネジメントの仕事に専念させられます。


その間は別の仕事に取り組めるのです。


チェック

  • 建設的な議論をしずらい定例会議は最初から行わない
  • 会議には原則、担当者1人だけが出席し上司の付添は認めない
  • 部下は上司を当てにせず、上司は部下に仕事を任せる


ホワイトボードの記入内容をそのまま議事録に

ポイント

いちいちまとめて清書する時間などない。一定の型に沿って議論することで誰でも1枚にまとめられる。A3 1枚にまとめるのは昇進試験のときだけ。



トヨタでは、ホワイトボードの記入内容をそのまま議事録としてまとめるケースが多いです。


書いた内容がそのままプリントしたり、データにできるホワイトボードがあるので、それを活用しています。


スマホのカメラで撮るでも代用できます。


この方法で文句を言う管理者はいませんでした。


議事録を清書するなど、そんな生産性の低い業務をしている暇など誰にもないからです。


必要なのは時間をかけて清書された紙ではなく、議論の内容をいち早く関係者に伝えることです。


後述しますが、型を決めることで、だれでもホワイトボードに内容をまとめられるようになります。


そして、A3用紙1枚にまとめるのは、昇進試験だけです。


これ意外で資料をまとめていたら「お前は暇人か」と思われる文化です。


ホワイトボードのまとめ方

  • 問題のブレイクダウン
    • なぜ?と深堀します。
  • 要因分析
    • 問題の要因を分析します。
  • 対策検討
    • いくつか対策を考えます。対策を実行するスケジュールなども同時に検討します。
  • 次回打ち合わせ
    • 次回までにやること、次回話し合う内容を決めます。


チェック

  • 会議や打ち合わせの議事録は高機能ホワイトボードでのプリントアウトやスマホの写真だけで十分
  • どんな会議もホワイトボード1枚にまとめられる「問題解決の型」を持つ
  • A3 1枚に限らずきちんとした書類にまとめることにはこだわらない


いきなり会議に入っていいか最初の5秒で判断する

ポイント

参加者のコンディションがイマイチなときは意識を集中させる間が必要。トヨタの人間観察法。


次に何を話し合うか決めているので、トヨタではいきなり本題に入ります


しかし、多忙で前の会議の話を忘れている可能性もあります。そのため、会議や打ち合わせに入る前に、参加者の様子や表情や全体の雰囲気を5秒ほど見渡して、いきなり本題に入っても大丈夫か確認します。


不安そうな方がいれば「少しおさらいしますか」と声をかけて、手短に説明するのも参加者全員のマインドを揃える上で必要なことです。


チェック

  • 会議や打ち合わせでは、冒頭の5秒で「場の雰囲気」を判断する
  • 全員が集中していれば即本題に入る。空気が緩んでいたら軽いおさらいで短時間のうちに集中させる
  • 社外の人会うときも最初の5秒で人物像を推測するクセをつける


「会議ではメモなし」が暗黙知

ポイント

相手の顔をしっかり見ながら話を聞けばより早く、より深い理解ができる。議題に興味があるならメモをとらなくても忘れない。最初は不安になるが慣れればメモなしでも問題なくなる。会話中のノートパソコンでの記録はもちろんダメ。



会議中にとったメモを見返すことはどのくらいありますか?


実は、ほとんど無いのではないでしょうか。


メモをとらず、相手の表情や身振り手振りも含めてコミュニケーションした方が理解の深さや、速度も向上します。


そうした理由からトヨタでは基本的にメモを取りません


そして、興味のあることならメモをとらなくても忘れません。


メモ帳を使うとしたら、コミュニケーションした内容や自分の考えを整理するために使います。

チェック

  • 会議や打ち合わせにメモをとる行為は人対人のコミュニケーションとして不自然
  • トヨタでは多くの場合、会議や打ち合わせ中にメモをとらない
  • リアルタイムでは脳をフル回転させて話に集中し、必要あらばあとで数字をメモるぐらいで十分



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トヨタの会議は30分 第2章要約:確実に相手を仕留める「コミュニケーション術」。まとめ



1分でOKをもらえる資料のつくり方

ポイント

紙の資料なら1分で必要な情報を十分伝達できる。本当に忙しい人には「結論を先に」でも不親切。多くの企業で課題になっている「情報のボトルネック」を解消。


時間のない上司のために、内容を1枚に完結にまとめておきます


上司の時間が空いたのを見計らって、「1分いいですか?」と声をかけ、資料を見せて即決してもらう、という方法をしていました。


1分で読めるようにまとめることが重要です。


まとめかた

  • 「何の話か」を先に書く。
    • 結論よりも、まずは何の話なのかを明確にします。
  • 「いま、どんな回答や判断がもとめられているか」を書く
  • 結論を書く
  • 論拠を書く
  • 必要に応じて補足を加える


ポイントは、順番を間違えないこと、文字数をできるだけ減らすこと、難しい用語を避けることです。


チェック

  • 忙しい上司への報告と承認取得はペライチの資料を利用して1分で済ませる
  • 資料は「①何の話か」→「②いま、どんな回答や判断が求められているか」→「③結論」→「④論拠」→「⑤補足」の順番でつくる
  • 高等の説明や報告でも同じ順番で話せばOK


プレゼンでは聞き手を迷子にさせない

ポイント

自分では意識していない専門用語に注意。3つのポイントを押さえて話せば誰でもそれなりのプレゼンができる。


プレゼンは不必要な横文字を避け、話の途中にも、聞き手に安心感を与えながら話すことがコツです。


プレゼンのポイント

  • 冒頭に何を話すか説明しておく
  • 章立てどおりに話をする
    • 冒頭で示した順番に説明していく
  • 節目節目でおさらいと不明点を確認する
    • 話の途中で「不明点はありませんか?」と聞く。この小さな承認により、最終的な大きな合意も取りやすくなる


チェック

  • 不必要な横文字は使わず、専門用語には必ず注釈を入れる
  • プレゼンの全体像がわかれば聞き手はよりリラックスして聞いてくれる
  • 細かく同意を得ながら話しプレゼン後の大きな合意を取りやすくする


あがり症の人は目線と声質を安定させる

ポイント

苦手を克服させたトヨタの先輩のアドバイス。意識の焦点を聞き手から引き離せる。



仕事熱心だけど、プレゼンが苦手。そんなとき先輩からのアドバイスがありました。


目線と声質を安定させることです。


視線がふらつくと落ち着きがないように見えるため、聞き手の目を見ないで、彼らの顎(あご)を見て話します


大勢いる場合は、聞き手の顔の向こうにある壁や時計に話しかけます


また声は、穏やかな低い声話すと良い、というアドバイスを受けプレゼンが上達しました。

チェック

  • 相手の顎や後ろの壁などを見て話すと目線が安定する
  • 落ち着いてゆっくり低い声で話す
  • 上記2つに集中することでプレゼンであがりにくくなる


「口2耳8」の割合で話す

ポイント

黙らず、かつ話しすぎず。その他のコミュニケーションシーンにも適用できる。


「口2耳8」は会議などのコミュニケーションスタンスを示したものです。


会議での発言がゼロならアウトプットもゼロです。逆にしゃべりすぎては一方的すぎます。


そうならないようにバランスは「話す2割、聞く8割」です。


他者には敬意を示し、傾聴します。

チェック

  • しゃべらないなら参加する意味がない
  • しゃべりすぎても他者の知見を取り入れられない
  • 「口2耳8」のバランスを意識する


文字ベースで議論しないでさっさと電話する

ポイント

時間泥棒になりたくないばかりに給料泥棒になってないか。文字ベースでの情報伝達は時間がかかり時間あたりに伝えられる情報量も少ない。



メールは履歴を残すには向いていますが、手早くラリーするには向いていません。


議論や意見交換をするときは、さっさと相手に電話してしまった方が早いです。


チェック

  • 1本の電話で終わる話にメールをしない
  • 電話しても忙しければ出ないだけ、恐れる必要はない
  • 状況や目的でメールと電話を使い分ける


放置プレイは上司巻き込み型のメールで反撃

ポイント

まずは電話を入れてみる。そうした状況を放置している自分の方が怒られかねない。



返信を放置されているときは、相手や自分の上司をccに入れて催促してみる。


トヨタでは、効果があり返答がはやくなりました。

チェック

  • 催促が必要なときは電話する
  • 自分と相手の上司もccに入れてメールする



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トヨタの会議は30分 第3章要約:トヨタ魂の根幹「本質思考」。まとめ


読めるけどあえて空気を読まない

ポイント

忖度文化の日本では貴重な社風。空気を読まない覚悟を持て。起こさなくていい摩擦は起こさない。



あるトヨタグループの役員が次の発言をしました。


「空気を読む力はあるけれど、あえて読まない判断をするやつこそが、本当に空気を読めるやつだ」


この役員の方は、上司や周囲に忖度する人が増えて、言いたいことが言えない環境になるのを恐れていると感じました。


ストレートな物言いができる社風や文化は、内向きになりやすい日本社会では非常に貴重なものなのです。


相手に同調することではなく、人との違いに気づき認め合い、提案や上書きしていくことが仕事だと感じます。


何か違和感があれば、あえて空気を壊していく姿勢が大事です。


とはいえ、不必要な摩擦は避けます。

チェック

  • 必要と感じたら空気を壊す
  • 忖度せずにストレートに議論できることが大事
  • コミュニケーション技術を身につけ、人間関係の摩擦は避ける


本気で綺麗事を信じそれを実現する

ポイント

売値を自社で決めてはいけない。利益額よりも車の出来のほうが重大事



トヨタでは会社が儲かればいい。という考えはありません。


社会に貢献し、その評価として初めて利益を得ることができます。



この綺麗事を実現するために、社会のニーズに答えた商品開発と原価低減、接客サービス向上に慢心するのです。

チェック

  • 社会に貢献すれば利益はあとからついてくる
  • 売値は世の中が決めるので、利益をあげるには販売数を伸ばすか、原価改善をする


「なぜ?」と「定義は?」でトコトン自分の頭で考えさせる

ポイント

なぜを5回繰り返すのはなぜか?言葉の定義もよく問われる。いつでも自分の頭で考えよう。


トヨタでは5回は「なぜ?」と繰り返せという社内習慣があります。


5回は最低限で、必要ならばどこまでも繰り返します。


あらゆる事柄について疑問を持ち、自ら考えるようになります。


明確な答えがない場合が多い時代。答えは人それぞれ、だから自分で考えることが必要です。


また、「なぜ?」ではなく「定義は?」もよく使われます。


仕事が順調だとしたら、仕事の定義は?順調の定義は?という具合です。


チェック

  • 何にでも疑問を持ち、常に自分の頭で考えることが本質



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トヨタの会議は30分 第4章要約:スピリットをつなぐ「トヨタの教育」。まとめ


「嫌われてナンボ」のオヤジマインドで若手を育てる

ポイント

「よい品よい考」嫌われることを恐れていたら若手は育たない。命を預かる仕事だから妥協できない。


生産現場には「オヤジ」と呼ばれるおじさんがいます。


その人たちは、愛のあるムチ(容赦のないダメだし)を打ってきます。それは「よい品よい考」というメッセージがあり、それに反する場合は容赦がありません


オヤジさんが怒るときは、自分の都合ではなく、お客様の代弁をしています。だからトヨタは強いのです。


オヤジさんは若手を育てるためなら嫌われていいというマインドをもっています。


だからリスクがあってもムチを打つのです。

チェック

  • 嫌われても間違っていることは指摘する
  • 組織や自身の成長、お客様のために目先の人間関係の悪化を恐れない


若手と得意の判断を急ぎすぎない

ポイント

すぐに決めつけずにある程度の時間をかける。イヤイヤ学んだものが一生の武器になった。最後は自分で判断する。


自分の得意・不得意を見極めたうえで、不得意なところは得意な人に任せたほうが物事がはやく進みます。


しかし、食わず嫌いはよくないです。ある程度時間をかけてチャレンジしてから判断してください。


そうしないと自分の可能性を潰してしまう危険性があるからです。(苦手と決めつけると成長が止まる)


また、苦手と思っていたことでも時間をかけたことで一生の武器になることもあります。


もちろん全ての分野をひとりでやる必要はないので、自分が挑むべき領域を決める必要があります。

チェック

  • 挑戦には時間をかける
  • 食わず嫌いをすると新しいスキルが身につかない


試行錯誤で素早く限界把握、無理ならサクッと助けを求める

ポイント

本当に無理かどうかはやってみないとわからない。無理そうならさっさと周囲に助けを乞う。


やってみて無理かどうかを決めますが、「無茶と無理」は違います。無理だとわかれば、それ以上頑張っても無茶なので続けません。


やってみて無理と判断した場合は、周囲に助けを求めます

チェック

  • 試行錯誤の時間を決める
  • 無理だと分かったら変にこだわらず助けを求める



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トヨタの会議は30分 第5章要約:良好な人間関係を築く方法。まとめ


ピリついた人間関係のフォローには飲み会を活用

ポイント

トヨタは飲み会の多い会社でした。お酒を飲まなくてもオンラインでもかまわない。


著者が在籍していた頃のトヨタではアフター5の飲み会が頻繁に行われていました。(本書発売の2021年4月頃は状況が違うと思います)


飲み会が多かった理由は、怒られたり、叱られたりが頻繁にあったからです。


飲み会で「しこり」、「わだかまり」を解消していました。

チェック

  • わだかまりは長期間放置すると悪化するため早めに対処する



ネガティブすぎる相手は30分怒りを寝かせてから無視する

ポイント

瞬間的なムカつきにはアンガーコントロールで対処する。トヨタの上司の意外な教え。相手のためにも無視すべし。



ちょっとした怒りや憤りであれば、瞬間的なアンガーマネージメントを行い、不要な摩擦を避けるのも手です。


アンガーマネージメントは、怒りをコントロールすることです。怒りを覚えたときは、時間をおいて気持ちが落ち着くのを待ったりします。


判断は30分怒りを寝かせて、それでも対応した方がよいか、または、相手するまでもないと思えば無視すればいいのです。


チェック

  • 30分は怒りを寝かせて自分がどうしたいかを冷静に考える
  • 相手の言動が失礼すぎたり理不尽すぎる場合は、無視するのがお互いのため(無視すると相手も言い過ぎた。と考えるようになる)


人間は予定どおりに不合理な生き物だとはじめから認識しておく

ポイント

理不尽なのはお互い様。不合理はどこにでもあるからいちいちつまずかない。



人は言ったことを忘れたり、自分の都合のよいように記憶を変えたりします。


そのため理不尽なことが起きる場合もありますが、事実を受け止め淡々と目の前のことを対処しましょう。


チェック

  • 人間は理不尽な存在なので完璧を求めない
  • 理不尽な出来事のない組織はない
  • 予定通り理不尽と思っておけばコミュニケーションのストレスを減らせる



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トヨタの会議は30分 第6章要約:人間力を嵩上げする「配慮」のつくり方。まとめ


自らを凡人だと認識して開き直る

ポイント

本当の天才たちと接してきたからこそ、少なくともイタい人にはならないで。開き直りが日本企業の強さを引き出す。



著者はトヨタのあとTBSに転職したので、タレントや数々の才能のある方を見てきました。


そこで、自分が凡人であることを認識させられつつも、凡人でも世界一の仕事はできると感じてました。


気をつけたいのは「自分には才能がある」と勘違いをして横柄な態度をとってしまうことです。


ビジネスは凡人でも十分に戦えます。

チェック

  • 私たちのほとんどは凡人それを受け入れ開き直る
  • ビジネスは凡人でも十分戦える


ご縁を大切にし常に感謝の気持ちを持つ

ポイント

よい出会いも困難な関係もすべては「ご縁」日常生活のなかで感謝の気持ちを持とう。


最後に著者は「ご縁」を大切にしています。


運に導かれた出会い」と解釈しています。


ご縁は巡り合うのか。それは「毎日時間を無駄にせず働き、1日を自分が正しいと思う方法で生きること」だと思います。


チェック

  • 精一杯生きていれば、よいご縁に恵まれる
  • ご縁は人生を豊かにしてくれるが、経済的な利益にはつなげようとしない
  • 感謝の気持こそが、あらゆるコミュニケーションの特効薬




書籍「トヨタの会議は30分」の内容を紹介しました。

参考:トヨタの会議は30分



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  • この記事を書いた人

おやすみドリー

本の要約をする人 | 年間100冊は本を読む | Audible(オーディオブック)、kindle(電子書籍)など読書方法を紹介 | 良い本をたくさんの人に届けたい | ビジネス書・マーケティング・自己啓発・小説を幅広くインプット | ビジネス関連・忘れない読書方法・文章の書き方なども発信中

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