次の方を対象にしています！
- 書籍「YOUR TIME ユア・タイム」の内容が知りたい
- いつも時間が足りないと感じている
- もっと大切なことに時間を使いたい
「YOUR TIME ユア・タイム」を参考に説明します。
参考： YOUR TIME ユア・タイム
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目次
YOUR TIME ユア・タイム 要約｜はじめに。まとめ
インタービューや調査により時間に対して次の3つの結論がでました。
- 私たちが本当に気にすべきは、時間ではなく「時間感覚」である
- 時間が平等だが「時間感覚」には個体差がある
- 個体差に合わせて「時間感覚」さえ書き換えれば、あなたの時間を有効に使えるようになる
時間感覚の後述します。まずは時間感覚のタイプをテストします。
次のうちどのくらい当てはまるかを5点満点でチェック。
- 何年過ぎても結果が出ない作業でも、重要だと思えば行動できる。
- 将来に問題が起きそうなときは、目の前の関心を忘れて対処できる。
- 将来の幸福を達成するためなら、目先の幸福を犠牲にするのにも抵抗がない。
- 過去にポジティブな経験をする機会を逃したことをよく後悔している。
- 魅力的な機会をうまく楽しめないことが多い。
- 急な予定変更があると気が動転する
- 作業に使える十分な時間がないとうろたえてしまう。
- 作業の優先順位を付けるのは苦手だ。
- 圧倒された気分のせいで、作業に取り組み始めるのに時間がかかる。
- やることは多いが、いまいち充実感を得られていない。
- 課題に費やす時間を少なく見積もってしまうことはほとんどない。
- スケジュールを作るのがうまいと言われる。
- 計画を立てる際に、障害や不測の事態をまず考える。
- 自分の願望だけえをもとに計画を立てることはほとんどない。
- 作業の細かい手順を考えるのが得意だ。
- 昔のことを考えていると充実した気分になる。
- 仕事や勉強ができる人だと別に思われたくない。
- 過去のつらい経験が頭をよぎることはほとんどない。
- 決断をするときに、周囲の人の考えや環境には流されない。
- 作業前に「これは自分には無理だろう」と思うことはない。
上記を次のグループで集計します。
- 項目1〜5の合計点：予期が「濃い」または「薄い」
- 項目6〜10の合計点：予期が「多い」または「少ない」
- 項目11〜15の合計点：想起が「正しい」または「誤り」
- 項目16〜20の合計点：想起が「肯定的」または「否定的」
これをグラフにしてみます。
- 容量超過：つねに複数の作業に追われている。焦りや不安に襲われやすいタイプ。自分の時間の使い方に不満がある
- 禁欲家：自分が立てた行動の通りに動くがのうまいが、ときに勤勉すぎて目の前の喜びに目が行かず、人生の喜びを感じられなくなることがある
- 無気力：何をすべきかがいつもぼんやりし、長期プロジェクトにも意味を感じられない。モチベーションがわかない問題がある
- 浪費家：重要なタスクとそれ以外のタスクを見分けるのが苦手。とりあえず簡単な作業に手をつけてしまう
- 自信家：自己効力感が高いため、難しい作業も臆せずに取り組めるタイプ。ただ、自分を信じすぎて失敗することもある
- 怖がり：自己効力感が低いタイプ。プロジェクトの失敗や批判を恐れて、すぐに作業に取り掛かるのが苦手。一旦作業をはじめれば計画をうまく進められる傾向がある
- 悲観主義：時間の見積もりが苦手。過去の自分へのネガティブなイメージが強い。気分が沈みがちがでモチベーションが下がりやすい
- 楽天家：作業に必要な時間を短く見積もることが多い、自分の能力も疑わないため、間に合わず期限を破りがち。過去の失敗を次に活かすのが苦手
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YOUR TIME ユア・タイム 要約｜時間術の罠に気づく。まとめ
最初に時間術における3つの真実があります。
- 時間術を駆使しても仕事のパフォーマンスはさほど上がらない
- 時間の効率を気にするほど作業の効率は下がってしまう
- 時間をマネジメントするという発送の根本に無理がある
世の中にはスケジューリング、TODOリストなどいくつもの管理手法がありますが、実はどれも根拠がなく、それどころかパフォーマンス改善されないという報告まであります。
そしてどの時間術を使っても仕事の質と量は改善されず、プロジェクトの締め切りを守る確率も変化がありませんでした。
そこから導き出された3つの結論。
- 万人に効果があるような時間術は存在しない
- 時間を効率よく使おうとするほど生産性は下がる
- 時間術の大半はそもそも時間の使い方とは関係がない
YOUR TIME ユア・タイム 要約｜時間の正体を知る。まとめ
時間術で効果がでる人と出ない人の差は「さまざまな個体性が、時間管理の成果に影響を与えている」と言います。性格や価値観、環境など複数の要素が時間術の効果に影響するようです。個体差とは次のものです。
- 時間選好：作業をこなすときに1度にひとつずつ片付けるか、マルチタスクで同時にすすめるか。前者は集中できるが、変更に弱く、後者は注意散漫になりやすいが変更には強い
- 境界スタイル：仕事とプライベートに境界を作る人か。仕事とプライベートを分ける人は厳格なスケジュールを好み、分けない人は両者を柔軟に行き来できる。
- 時間評価：自分の時間を最大限に活用したい、と考える人ほど時間評価が高い。時間評価が高いと感じる人ほど時間に追われている
- 時間規範：組織やコミュニティが時間管理をどう考えているか。組織と考えが合えば生産性は上がり、違えば下がる
- 時計に向ける注意の階数：経過を意識するほど心に大きな焦りが発生する
- 体験した出来事の階数：一定期間にバラエティに富んだ作業やイベントをした方が時間の流れは遅く感じる
- 感情の強さ：恐怖や怒りなどネガティブな感情は時間を遅く感じさせる
- 身体の代謝と体温：体温が上がると体内時計は高速化し、そのぶん年の流れは長く感じる
人間の脳は過去と未来の変化を高速で計算し続けています。そのプロセスを私たちは時間が流れる感覚として体験しています。それでいうと未来と過去は次のように言えるでしょう。
- 未来：いまの状態に次に起きる確率が高い変化を、脳が「予期」したもの
- 過去：いまの状態の前に発生した確率が高い変化を、脳が「想起」したもの
私たちは世界のあらゆる変化を「予期と想起」で受け止め、それを主観的な時間の流れとして解釈しています。あとは自分が予期と想起を調整して時間を管理していきます。
たとえばカレンダーに予定を書き込むことでパフォーマンスを発揮する人は、予期の現実感が薄い人です。予期はこれから起きる変化の見込みです。しかし未来のことを全く考えられない人もいます。そのような人はカレンダーに予定を書きていくことでパフォーマンスが向上します。
次はTODOリストです。TODOリストがうまく機能するのは、やり残しを外部にすべて吐き出したことで、いまに集中できるためです。TODOリストで効果がでるのは「予期が多すぎる人（違う作業していても他のやり直しが気になってしまう）」「想起が否定的（ネガティブな感情がでてくる）」な人です。
もうひとつタイムログがあります。作業の開始と終了を記録し続ける手法です。タイムログで効果ができるのは「想起の誤りが大きい人」または「想起が否定的すぎる人」です。
最後にイフゼン・プラニングです。特定の目標について「XをしたらYをする」と条件を決めるのです。たとえば「18時になったら運動する」。効果がでにくい人は「予期が多すぎる人」「想起が否定的すぎる人」です。
まとめると時間術の効果に個体差がある理由は「予期にズレがある（以降に起こることへの確率の見積もりが甘い）」「想起にズレがある（以前に起こたことへの確率の見積もりが甘い）」です。
- 時間の流れはどのような現象化？ → ものごとの変化や連なりを、それぞれの発生確率で解釈したもの
- 人間は時間をどうやって把握しているのか？ → 実施あには時間の流れなど体感はしておらず、出来事が変化する確率に「時間」という概念を後から当てはめている
- 時間を効率よく使うとはいかなる行為か？ → あなたが抱く予期と想起を目的に沿って調整すること
YOUR TIME ユア・タイム 要約｜未来をやり直す。まとめ
時間を使いこなすには次の2つのステップがあります。
- 時間に関する自分の個体差を把握する
- 個体差に適した技法を選ぶ
予期を確認するために「10年後の自分を思いつかべてください」。変わらず同じか、全く別人を想像するかのどちらかになり、同じと答えた人は「予期の現実感が濃い」、別人と答えた人は「予期の現実感が薄い」といえます。予期の現実感が濃い人ほど資産額が多いらしいのです。10年後の自分を「わたくしごと」として捉えられているからです。これは資産だけでなく生産性にも影響します。
10年後の自分を身近に感じられれば、自分を大切にするようになるのです。
- 容量超過：将来の自分とのつながりは強いが、すべきことのイメージが多い。それゆえ、どの作業も進まなくなる
- 禁欲家：将来の自分とのつながらいが強く、すべきことが明確な状態。自然と自分の見積もりがうまくなり生産性も高い
- 無気力：将来の自分とのつながりが感じられず、すべきことのイメージが限られた状態。将来が漠然としているのに加えて、具体的な行動を促す目標が少ない
- 浪費家：将来の自分とのつながりが感じられないのに、すべきことのイメージが頭に浮かび続ける状態。目の前の作業を優先しがち
予期が薄すぎる場合の対処
予期が薄いと将来の自分がまるで他人事のように思え、長期プロジェクトを行うときほど、時間の見積もりが歪みます。いくつかの対処方法を伝えます。
- タイムボクシング
- 予めタスクに一定期間を設ける（ボックスにする）方法。すべてのタスクをボックスにすることで将来の自分を身近に感じられる
- やり方
- ステップ1：適切なタスクを探す
- ステップ2：作業の目標を設定する（何を達成したいか、いつまでに達成したいか）
- ステップ3：逆算で時間を設定する（いつタスクに取り掛かるか、いつタスクをやめるか）。だらだらする時間や遊びもボックス化しても良い
- ステップ4：結果を評価する
- アンパッキング
- ひとつの作業を細かなステップに分解する手法
- 本の執筆を1つのタスクにするのではなく、「情報を収集」「ファイルに情報をまとめる」「情報の和訳」「執筆」のように分けていく
- ビジョンエクササイズ
- ステップ1：タスク選択
- ステップ2：リラクゼーション。作業前に体をリラックスさせる
- ステップ3：タスクが締め切り直前にいる自分を具体的にイメージする
- これを1日10分。最低1ヶ月続ける
- ロールレタリング
- 将来の自分に手紙を書く手法
- ステップ1：想定往信。3年後の自分をイメージし、自分に「悩みを相談する」内容の手紙を書いてみる
- ステップ2：想定返信。書いた手紙を読み返し、今度は3年後の自分になったつもりで返事を書く
- デイリー・メトリクス
- 長いプロジェクトを日単位で考えてみる手法
- 1年後に試験があるなら365日後だ！と捉える。日単位でとらえた方が具体的になる
予期が濃すぎる場合の対処
予期が濃すぎることもトラブルになります。将来の目標が明確なのでストイックですが、悪くいえば融通が効きません。生産性を高めたい、将来のメリットを得たいと考えるがあまり、長期的に人生を狂わせてしまうのです。いくつかの対処方法を伝えます。
- プレコミットメント
- 事前に細かく「遊び」のスケジュールを決めておく方法
- スケジュールを全部学びに使うのではなくレジャーや趣味も入れ込む
- リマインディング
- この決断は将来的に後悔するかもしれない、と自分に言い聞かせる方法
- 休暇の予定を計画するなら、この選択をした場合10年度どのくらい後悔するか、考えると良いでしょう
- ビジュアライズ
- リマインディングをさらに細かくする手法
- 今→1週間後→1ヶ月後→1年後というタイムラインで自分の未来を考えてみる
- 機能的アリバイ
- がんばった後は「贅沢な遊び」を計画する考え方
予期が多すぎる場合の対処
予期が多いとやるべきイベントに意識が取られ目移してしまいます。いくつかの対処方法を伝えます。
- SSCエクササイズ
- 開始 start、停止 stop、継続 continueの頭文字を取ってSSC。価値の低いタスクを特定し予期の数を減らす
- やり方
- スタップ1：タスクのリストアップ
- ステップ2：SSCクエッション
- そのタスクの達成によりどのような良いことがあるか？
- すでにあなたが成功していて何でも手に入る状態であれば、そのタスクはどれほどの価値があるか？
- 信頼できる同僚が「なんでも手伝います」と言ったら、あなたはそのタスクをどうするか？
- 上記の質問に1〜5点を付ける
- ステップ3：点数の合計が10点以下ならタスクの価値は低いと考える。そして次の3つに分類する
- 放任タスク：やめても悪影響がないタスク
- 委任タスク：誰かに任せられるタスク
- 修正タスク：内容を見直せば価値が高められるタスク
- エンゲージメント速度を上げる
- エンゲージメント速度は心理学の用語で、仕事を始めてからどれだけ早く認知を切り替えて集中できるか？をポイントで表す
- 仕事に取り掛かったあとに別のタスクが頭をよぎる場合はエンゲージメントは遅いと言える
- エンゲージメント速度を上げる提案。仕事の重要な問題を3つ、プライベートで重要な問題を3つ選ぶ、そしてスマートフォンのメモに「今日、私は仕事とプライベートの問題にとらわれず、やらなければならない重要な仕事や業務に集中することを許可します」と書き込む
- 熟慮プランニング
- 計画に変更はつきもの。思わぬトラブルはあなたを動揺させる
- 何かトラブルが起きた時は「いったん立ち止まり対策をよく考える」と事前に紙に書き出し、タスクの実行中はつねに目に見える場所に置いておく
- 障害プランニング
- 今日は仕事でどんなトラブルが起きるだろうか？と考え事前に対策をリストアップしておく
予期の個体差に合わせて時間術を選択する
- 容量超過：プレコミットメントで自分の時間を確保し、SSCエクササイズでタスクの量を減らす
- 禁欲家：プレコミットメントを中心に短期的な報酬の数を増やしてみる
- 無気力：アンパッキングとビジョンエクササイズから実践して、予期が濃くなったら後述するマイクロサクセス、コピープロンプトを組み合わせる
- 浪費家：タイムボクシングとSSCエクササイズを設定する
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YOUR TIME ユア・タイム 要約｜過去を書き換える。まとめ
過去の体験を記憶するのが不得意な人ほど未来を思い描くのが苦手で、そのせいで時間の感覚に狂いが生じます。
時間感覚を左右する想起のパターンを4種類です。
- 想起が正しい：取り出した記憶が実際の出来事を反映している状態
- 想起が誤り：取り出した記憶が実際の出来事とは異なる状態
- 想起が肯定的：取り出した記憶の解釈がポジティブな状態
- 想起が否定的：取り出した記憶の解釈がネガティブな状態
- 自信家：過去の記憶が正確で、イメージすべきことが明確な状態。そのため時間の見積もりもうまく生産性も高い
- 楽天家：過去の時間の使い方を間違って記憶し、さらにそれをポジティブに解釈している状態。スケジュールどおりが苦手で、重要でないタスクに時間をかけてしまう
- 怖がり：過去の記憶は正しいが、その内容をネガティブにとらえている状態。過去の嫌な体験から有益なタスクに手がつけられない
- 悲観主義：記憶の解釈がネガティブなうえに、その内容も誤りが多い。将来が不安なため重要なタスクも避ける傾向にある
それぞれの対処法について見ていきます。
想起の誤りが大きい
記憶の誤りが大きすぎて、時間の使い方に問題が起きるパターンです。誤った想起のせいで現実味のない計画を立ててしまうのです。対処法を見ていきます。
- タイムログ
- 自分がどう時間を使ったのか記録していく方法
- 時間、行動、効果をそれぞれ書く
- 有能な人ほど自分の時間がどこに行くかを探すことからはじめる、とドラッカーも言っている
- 新しい作業計画を立てるときは過去の似たような作業時間を参考につくる
- 他人に時間を見積もってもらう
- 他人に内容を説明し、私ならどのくらいで達成できると思いますか？というのを訪ねてみる
- コピープロンプト
- 自分が「もっと時間をうまく使いたい」と思うタスクをひとつピックアップする
- そのタスクをうまくやり遂げている知人や友人を探す
- 最低でも2日かけて、その知人や友人たちがどのようにタスクをこなすのか調査する
- 知人や友人が使っている手法を自分でも真似してみる
想起が肯定的すぎる
記憶に対するあなたの解釈が過度にポジティブな状態です。適切なレベルにするための方法を紹介します。
- タイムログアドバンス分析
- タイムログで自分の時間の使い方を深く理解するだけでなく、肯定的な想起にまどわされずスケジューリングの再度を高める効果を持っている
- やり方
- ステップ1：使った時間をカテゴリーに分ける（家事、読書、会議、睡眠など）
- ステップ2：タイムログを計算する（各カテゴリーごとの合計時間と、その割合）
- ステップ3：無駄な時間をチェックする
- 浪費時間（目標に貢献していない時間）、徒労時間（労力をつぎ込んだが見返りがない活動をした時間）、他者時間（他者がやっても問題がない活動の時間）、隙間時間（予約を待っていたり、会議が始まる前の数分など）、邪魔時間（無駄話や急な会議など）、対処時間（自分の不注意などで予想以上に使ってしまった時間）、過信時間（見積もりが甘かったせいで使ってしまった時間）
- ステップ4：対策をプランニングする
- 誘惑日記
- 誘惑に負けた体験を記録していく方法
- 失敗を記録するだけで肯定的な想起が正され、生産性が向上する
- ごまかし率を計算する
- タイムログの応用
- やり方
- ステップ1：タイムログを記載する前に、どのくらい時間が必要かを推定し、見積もり値を記載
- ステップ2：実際にかかった時間を記載
- ステップ3：数日続けた後に時間の合計値を計算する。「実際の値」を「見積もり値」で割った値がごまかし値
- ステップ4：新たに時間を見積もるときは、ごまかし値をかけることで見積もりのブレが減る
- 想起ライティング
- 失敗に終わったプロジェクトを思い浮かべる
- 自分がどのように行動したかをできるだけ細かく思い出す
- 今の知識や経験があったら対処できたかを考える。うまくやれたはずの対策を考える
- 思いついた対策で過去の自分が失敗を見事に解決した場面をイメージする
想起が否定的すぎる
前も同じ仕事で失敗した、上司から前も批判された、というネガティブな記憶が浮かんだり、否定と嫌悪が入り混じった態度をしてしまう状態です。こちらも対処方法があります。
- ネガティブ想起改善シート
- 認知行動療法という心理セラピーで使われる方法
- やり方
- ステップ1：自分がうまく時間を使えないタスクを書き出す
- ステップ2：書き出したタスクを小さな手順に分割し番号を付ける
- ステップ3：手順の「難易度」と「満足度」を0〜100の間で予想し書き出す
- ステップ4：実際に行った「難易度」と「満足度」を書き出す
- マイクロサクセス
- 小さな成功を意識する
- 大きな成果ばかりに目を向けず、日々の小さな成果を認めることが大事
- アドバイス法
- 同じ目標を持つ人にアドバイスすると効果的
- リフレクション
- やり方
- ステップ1：過去の自分を振り返り、あなたが長期的に行動を変えたり、目標達成に成功した経験をピックアップする
- ステップ2：その経験がうまくいったのは、どんな戦術？環境？他の要因は？と考え、学んだことを書き出す
- ステップ3：得た教訓を新しいタスクに使うために簡単な計画をする
- やり方
想起の個体差に合わせて時間術を選択する
- 自信家：自分の能力を過信しているときは「誘惑日記」「タイムログアドバンス分析」を使う
- 楽天家：「タイムログ」を修得し、「タイムログアドバンス分析」でさらに時間の使い方を修得していく
- 怖がり：「ネガティブ想起改善シート」で自己効力感を高める。それでもダメな場合は「マイクロサクセス」「アドバイス法」を取り入れる
- 悲観主義：「ネガティブ想起改善シート」からはじめる。作業に慣れたら「タイムログ」を取り入れる
YOUR TIME ユア・タイム 要約｜効率化から解き放たれる。まとめ
みんなが「時間がない」という一方で、実際、私たちの持つ自由な時間は増えも減りもしていません。日本人の余暇は週あたり平均110時間（睡眠含む）で、1940年から変わっていません。
時間効率を追求することで、時間不足を起こしています。効率性や生産性に拘りすぎると、次のデメリットが生まれます。
- 人生はやるかやらないかだ！でメンタルが病む
- 効率化の意識が生産性を下げる。高い目標を掲げる上司の元で働くとストレスが多く、仕事へのモチベーションが下がることがある
- 生産性を上げれば上げるほど忙しくなる。時間が空いた分だけ新しい仕事が入ってくる
いつも何かに追われているような焦りと不安の感覚を捨て、時間の体質を改善しましょう。時間管理のアイデアに振り回されないための方法を紹介します。
- 生きがいチャート
- 自分の人生を見直す方法
- 生きがいの感覚が強い人ほどストレスに強く、免疫システム健全で寿命が長く、人生の幸福度も高い
- 生きがいが役に立つ理由
- 時間を忘れさせる。何かに没頭しているときは時間の感覚がない
- 王なことの判断がつく
- やり方
- ステップ1：チャートに次のことを記載する。「自分が楽しいこと」「世間が必要とすること」「世間から金銭がもらえること」「自分が得意なこと」
- ステップ2：重複する回答を見つける
- 情熱＝楽しいこと＋得意なこと
- 使命＝楽しいこと＋世間が必要とすること
- 職業＝世間から金銭がもらえること＋世間が必要とすること
- 専門＝自分が得意なこと＋世間から金銭がもらえること
- ステップ3：生きがいを掘る
YOUR TIME ユア・タイム 要約｜退屈を追い求める。まとめ
18世紀までの人類は自分の流れに従って行動はしていませんでした。時間の流れ方は、時代や文化によって変わります。さらに時間の流れ方の認識は、私たちの時間の不足の感覚に影響しています。
時間に余裕をもつこと、退屈になることが必要です。
参考： YOUR TIME ユア・タイム
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