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【要約】無駄な仕事が全部消える超効率ハック 最小限の力で最大の成果を生み出す57のスイッチ |本のまとめ。

次の方を対象にしています!


仕事で効率を上げたいと思ったことないでしょうか。自分に合った仕事の進め方を見つけられれば、おのずとスピードは上がっていきます。


本書には57個のコツが書かれてします。そのうちいくつかを要約してお伝えします。


無駄な仕事が全部消える超効率ハック」を参考にしています。


参考:無駄な仕事が全部消える超効率ハック


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超効率ハック|時間の生産性を上げる。まとめ。

受動的な時間→主体的な時間

時間は最も貴重な資源であり減っていく一方です。だから一つ一つの仕事に当事者意識を持って、主体的に進めましょう。また「他人と比べる」よりも「昨日の自分と比べましょう」他人に振り回されず、自分の時間を使えるようになります。

他人都合→自分都合

メールの返信やミーティングなど他人の都合に巻き込まれると生産性が下がります。自分都合で相手との時間を作れば効率化できます。たとえば、都度メールの返信をするよりも時間を決めて一度に返した方が、タスクをコロコロ変える(コンテキストスイッチ)コストを下げられます。


いい人→断るスキル

上手に断ることで仕事量を減らせます。相手の話を真剣に聞き、自分の事情も丁寧に説明するのがポイントです。ただ断るだけでなく代替案を出せるとよりよいです。話し合い中で妥協せず落とし所を見つけましょう。

悩む→決める

悩む状態が長引くと進展のないまま時間が過ぎてしまいます。未来は分からないので、どこかで決断する必要があります。正しさよりも判断の早さが大事です。また決定の締め切りを決めるのも有効です。

早く判断すればするほど、間違っていた場合の軌道修正も容易です。また判断したら、そのあとは悩まず、次に何のアクションを取れば、その選択を正解にできるか?に注力しましょう。

時間の量→時間配分

時間は緊急度と重要度で分けましょう。

  • 緊急度が高く、重要度も高い
    • 突発的な仕事はやるしかありません
    • 締め切りが近い仕事は、なるべく早く終わらせませよう(締め切りギリギリになっている場合は段取りに問題があります)
  • 緊急度は低く、重要度が高い
    • この領域に時間を割きます。将来のあなたのやりたいことに繋がる領域です
  • 緊急度が高く、重要度は低い
    • この領域は減らすべきです。価値を生み出してない場合が多いです
  • 緊急度が低く、重要度も低い
    • この領域の仕事はなくしていきます。やらないことを選んでいきましょう


超効率ハック|段取りの生産性を上げる。まとめ。

進め方→背景

言われたことをいきなり進めず、背景を確認しましょう。その仕事が必要になった理由、その意図(何がしたいのか)、ラスボス(誰に向けて何をするか)を明確にしましょう。

思いつき→計画

段取りが下手な人は、とにかく目の前のことをはじめてしまいます。しかし、一回段取りを考えて欲しいのです。


「ゴールまでの作業、スケジュール、成果物とそのレベル、タスクのアサイン」ここまでは決めた上で進めましょう。

処理スピード→やらないこと

実は無駄な作業をしていることがあります。今やっていることが目的や目標にあっているか見直してみましょう。


会議で内容を共有し、上司の承諾を得るのが目的のはずが、いつの間にか資料を作るのが目的になっていたりします。本来の目的を忘れず、それに向かっていきましょう。

自前主義→役割分担

自分で仕事をかかえてしまい疲れてしまう、を克服しましょう。分担して作業を分担することで生産性を上げられます。他人を頼ることで新しいアイディアが生まれることもあります。

受け身→先読み

周りに振り回されたり、場当たり的な仕事をしているあなたへ。目の前だけではなく全体に視野を広げて考えてみましょう。俯瞰して物事を考え、このあとどのような方向に進むのか、そのために何ができるかを考えてみましょう。今より成長できるはずです。

自分の作業→後工程の作業

後工程の人から催促がきてしまう場合、コミュニケーションの頻度を上げてみましょう。作業は後の工程も含めて優先度を考えて取り組むことで改善されます。完璧ではなく必要十分を目指すこともポイントです。

情報を待つ→仮置きで動く

情報収集で時間がかかっている場合。いつまでも情報収集せず、今ある情報で結論を仮置きして進める方がはやく進みます。はやく進めることで、もし間違っていたとしても起動修正できます。


最終形→仕掛かり状態

せっかく進めていたのに「ちゃぶ台返し」されることがあります。細かく確認することで、方向性が正しいことを確認しましょう。


完成してから見せるのではなく、10%、30%と途中経過を見てもらうようにしましょう。

なる早→締切設定

作業の期間があいまいだったり、締切がギリギリになってしまう場合は、自分で締め切りを設定しましょう。設定した締切を誰かに伝えるとより効果的です。


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超効率ハック|コミュニケーションの生産性を上げる。まとめ。

描写する→要点を話す

報告が分かりづらいと言われてしまう場合、自分が話したいことではなく、相手が聞きたいことを考えてみましょう。また「結論と根拠」をセットで話すのがポイントです。

結論を話す→前提を揃える

議論が平行線になってしまう場合、前提を揃えてみましょう。現状認識、視点、話のレベル、時間軸を揃えるのがポイントです。前提がズレてしまうと、いつまでたっても話が噛み合いません。


説明する→質問する

コミュニケーションの主導権は「聞く側」であることを意識しましょう。相手の情報を聞き出すときは次のような質問が効果的です。

  • というと?
  • 具体的には?
  • なぜ?
  • ほかには?
  • もし○○だったら?


うまく質問できると相手が自発的に情報を言ってくれるようになります。相手の「思考スイッチ」を入れることが大事です。

形容詞→数字

「今日中」「もう少し」など曖昧な言葉を使っていませんか?そうではなく、明確な数字で表すようにしましょう。


「今日中」は「18時まで」、「もう少し」は「1時間以内」など。形容詞を避けて明確にすることで相手を安心させられます。

超効率ハック|資料作成の生産性を上げる。まとめ。

全部読み込む→取捨選択する

資料を隅々確認していたら時間がかかりすぎた場合。まずは情報を集めて、そこから読む前に情報の有無を確認します。使える情報とは仮設の裏付けに必要な情報かどうかです。


その後は「情報の信憑性」を確認し、どの情報がタリないのかを明確にすることで次に何をすべきかがいち早く分かります。


ページのつくりこみ→全体の構成

膨大なページの資料になってしまった場合。資料は作り始める前に全体を構成を考えるのが大事です。まずは結論とその根拠を考えます。結論1つに付き根拠は3つ程度あれば良いでしょう。そのあと資料のストーリー構成を考えます。ストーリーなので説明する順番が大切です。

充実させる→シンプルにする

見た目を整えようとして装飾が増えてしまう、詳細に説明しようとしてページが増えてしまう場合。シンプルにしてみましょう。シンプルな資料は読み手、書き手どちらにも優しいです。


論理構成とストーリーを明確にし、文章量と装飾は最低限にとどめましょう。


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超効率ハック|会議の生産性を上げる。まとめ。

発言→慣れ

話の流れが早く発言するタイミングを見失ったり、間違ったことを言ったらどうしようと考えてしまう場合。

  • 相槌をする
  • 賛成意見を加える(賛成できる部分と、賛成できない部分を自分で切り分ける)
  • 確認する(何が不明確なのか確認しましょう)
  • 質問する(真意や前提を聞き出してみましょう)
  • 提案する(正確さよりも1つの可能性を提案する程度の気持ちが大事)


やること→ゴール

会議の目的が不明確なまま進行することが多い、定例が会議のための会議になっている場合。会議のゴールを明確にし、ゴールはどのような状態なのかを考えましょう。

会議で説明→事前共有

話が脱線してしまう、なかなか内容を理解してもらえない場合。

  • 事前に課題を共有する
  • 事前に資料を配っておく


こうすることで各自が自分の考えをまとめた上で会議に望めます。

意見→論点

意見が噛み合わないことが多い、または意見はでるがまとまらない場合。

  • 前提が揃っていない(議題の範囲、現状認識、課題を明確にする)
  • 論点が脱線する(脱線したら「今何について話しているんでしたっけ?」と確認しましょう。また1つの議論を解決してから次に進むのが効果的)
  • ささいな論点に絞られる(いま議論すべきか考え、議論すべきでなければ仮置きで先に進めましょう)
  • その場で答えが出ない論点に絞られる(何が分かれば先に進めるのかを話し合いましょう)


場の空気→決め方

意見はでたけど、結論がでない場合。会議を4つのステップに分けます。

  • 共有:ゴールや議題を共有する
  • 発想:意見やアイデアを出し合う
  • 収束:意見やアイデアを絞り込んで結論を出す
  • 展開:結論を次の活動に反映させる


結論→行動

結論を決めたものの次の行動に移せない場合。

  • 次の行動を明確にする
  • 役割分担を確認する
  • 期限を確認する



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超効率ハック|学びの生産性を上げる。まとめ。

インプット→アウトプット

学んでいるが身についていない場合。インプットした知識を自分の言葉で具体的に伝えられるようにします。他社からアウトプットのフィードバックをもらうと更に効果的です。

観察→洞察

偏ったモノの見方をしてしまう場合。洞察力を磨きましょう。物事の「変化」や「差」に着目することで、深く考えられます。何か気になった時に「それはなぜか?」を自分で問いかけてみましょう。そして「どうなっている?」を考えることでより深められます。事象に対して背景・理由・因果関係を考えるのです。

情報量→思考力

情報が多すぎて収集が追いつかない場合。情報量よりも思考力で戦うのが重要です。

  • ロジカルシンキング:物事を論理的に筋道を立てて考えること
  • クリティカル・シンキング:物事を適切に疑って考えること
  • 概念化思考:物事を実態から切り離して概念で考えること
  • アナロジー思考:模ごとを別の分野に当てはめて考えること


知識→経験

頭では分かっているけど行動できない場合。知識があるだけでは行動できず、大事なのは多くの打席に立つことです。それが経験となります。失敗してもいいのです。また致命的な失敗が何かをイメージできれば事前に回避することができます。

答え→答えの出し方

問題の解決策が見つからない場合。答えを知るのではなく「答えの出し方」を知る必要があります。「視野の広さ」「視座の高さ」「視点の角度」「時間軸」「思考のプロセス」これらを組み合わせるのが重要です。すぐに身につくものではないので時間をかけて様々な視野を学んでいきましょう。

シングルループ→ダブルループ

新しい挑戦をしたい場合。「前提→行動→結果」という学習の過程があり、シングルループは行動→結果を繰り返すことで、学びを深めていきます。ダブルループは結果がでたあと前提から見直すことで、さらに学びを深めます。前提が正しいとも限りませんし、自分のレベルに合わせて調整していいのです。

超効率ハック|発想の生産性を上げる。まとめ。

結論を考える→前提を洗い出す

アイデアが浮かばない場合。今自分が考えている常識を書き出します。その上で、それを覆してみましょう。たとえば「靴は履くものである」を逆にして「靴は履くものではないとしたら?」と考えてみます。前提を変えることで、新しい発見に気づけるかもしれません。

具体的に考える→概念的に考える

アイデアマンの思考を知りたい場合。アイデアマンは「具体→概念」「概念→具体」がうまいのが特徴です。それが何をすべきものか概念で考えてみましょう。紙なら「書くもの、包むもの、折るもの」が概念になります。包むものを具体的に考えると「封筒、ダンボール、おむつ」などが当てはまります。「具体→概念」「概念→具体」により視野が広がるのです。




参考:無駄な仕事が全部消える超効率ハック


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  • この記事を書いた人

おやすみドリー

本の要約をする人 | 年間100冊は本を読む | Audible(オーディオブック)、kindle(電子書籍)など読書方法を紹介 | 良い本をたくさんの人に届けたい | ビジネス書・マーケティング・自己啓発・小説を幅広くインプット | ビジネス関連・忘れない読書方法・文章の書き方なども発信中

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