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【要約】PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則|本のまとめ。

次の方を対象にしています!


PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則」を参考に説明します。


PowerPointで資料を作るコツを伝えます。PowerPointの使い方は本書をお読みください。

参考: PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則


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PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則 要約|考え方の大原則。まとめ

プレゼンテーション資料の考え方を伝えます。

まず、プレゼンテーション資料は説明資料ではありません。

プレゼンテーション資料説明資料
主役プレゼンター資料
文字数
フォントサイズ
画像


プレゼンテーション白湯はスピーチをサポートする資料なのに対して、説明資料は口頭での説明なしでも相手に内容を理解できる資料です。そして、説明資料を作ることができれば、プレゼンテーション資料を作るのは容易です。文字をイメージ画像に代えて、プレゼンターが口頭で説明するば良いのです。


逆にプレゼンテーション資料から説明資料を作るのは難しいです。相手に伝えることを全て文章にしてからプレゼンテーション資料は作りましょう。

資料のPDCA

資料には新しい提案をする「提案型」の企画書や提案書と、業務の実施や結果を報告する「説明型」の計画書や説明書があります。


「提案型」は判断するための材料や根拠が大事になり、「説明型」は根拠よりも具体的な結果やデータが大事になります。

提案型説明型
PLAN企画書
提案書
計画書
DO説明書
マニュアル
CHECK報告書
ACTION改善提案書


資料の重要な要素

資料の大事な要素は次の3つです。

  • 人を動かす
    • 資料を作ることは人を動かすことです。提案書であれば、プレゼンにより提案を実行させたいのです。
  • 1人歩きする資料
    • 自分の代わりに資料が内容を伝えてくれます。良い資料であれば、それがあるだけで多くの人を巻き込めます。
    • そのために「メッセージが明確」「すぐに分かる」「根拠がある」「情報が整理されている」「読者のアクションが明確」の要素が必要です。
  • 早く作る
    • 早く作業することは、時間の短縮だけでなく、考えための時間捻出に繋がります。考える量が増えると質も上がります。


PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則 要約|目的設定の大原則。まとめ

資料の目的を4ステップで考えます。

  • 伝える相手を分析する
    • 意思決定してほしい相手にターゲットを絞り、知識や興味を明らかにします
    • インセンティブ:相手がやる気を出す要素
    • bなリア:相手がやる気を失う要素
    • 知識・興味:相手の知識や関心を持つ要素
  • 期待する行動を決める
    • 相手に期待する行動を具体化します
    • 相手に期待する要素は「Who When How What」を明確にします
  • 自分の見られ方を分析する
    • 相手から自分の見られ方を考えます
    • 相手から自分を見た時の「自分の知識・経験」「立場・信頼」「正確」を考えます
  • 伝えることを決める
    • 相手に伝えることを150文字以内で言語化します
    • 課題→解決策→効果→行動の要素を含めます


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PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則 要約|ストーリー作成の大原則。まとめ

ストーリーでは「背景→課題→解決策→効果」を考えます。

  • 背景
    • 現状、ありたい姿、現状とありたい姿のギャップを明確にします
  • 課題
    • 現状とありたい姿のギャップを深堀りします。Why(なぜ)を繰り返して本当の課題を見つけます
  • 解決策
    • 課題を克服するための手段を考えます
    • 代打の解決になっているかをチェックしましょう
  • 効果
    • 費用対効果を示すことが大事です。効果と一緒に必要なリソースとアクションプランを含めます



スライドを作るときにコツを伝えます。

  • スライドタイトルは「短くする」「主張しない(タイトルに結論や具体的な数値を含めず、内容に含める)」「体言止め、名詞で終わる」「主語を明確にする」
  • スライドメッセージは1スライドにつき1つ
  • スライドメッセージは「主張を含める」「文章で表現する」「30文字以内にまとめる」
  • スライドメッセージは「比較対象」と「差」を示すことで客観性を持たせる
  • スライドタイプは「箇条書き」「図解」「グラフ」の3種類がある


PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則 要約|情報収集・スケルトン作成・スライドのルールの大原則。まとめ

情報収集

まずは仮説を立てます。そのためにその分野の入門書を読み知識を深めます。仮説はMECE(漏れダブリのない状態)にします。


仮説を作るために「時系列」「ロジックツリーなどのビジネスフレームワーク」「因数分解(売上なら客数×客単価のように分ける)」を意識しましょう。


情報収集を効率的に行うために、その分野に詳しい人へヒヤリングを行い、次に社内外の情報を集めます。情報は時間を浪費することが多いので、必ず情報収集の計画を立てて時間を管理します。


スケルトン作成

今までの情報を元にスケルトン(骨組み)を作ります。


たとえば次の情報に整理したら、これを元にパワーポイントに当てはめていきます。あくまで枠組みなので、この時点で作り込む必要はありません。

スライドタイトルスライドメッセージ
タイトル入会者増加のたいめのプロモーション企画書
サマリーサマリー
目次目次
背景入会者の推移入会者の前年同月比で5%低下している
課題入会者現象の原因体験入会者吸うが前年同月比で5%減少している
解決策入会者増加のためのプロモーショントレーナー無料お試しキャンペーンはコストと効果の点から最適と思われる
効果プロモーションの効果段階的な導入でプロモーションの効果として平均15人/月の入会者の増加が期待できる
結論結論



上記をパワーポイントにます。タイトルスライドに日付やバージョン情報を入れると管理しやすくなります。


サマリースライドと結論スライドは特に重要です。サマリーは資料作成の経緯と概要を示し、結論スライドはまとめと今後のアクションを示す役割があります。


スライドを見やすくするためのルール

次のルールを守ることでスライドが見やすくなります。

  • レイアウトはZ型を意識する。人は左上→右上→左下→右下のように目線が動きます
    • 「左から右」「上から下」を意識した作りにする
  • グラフなどを並べる場合は、スライドを2分割、4分割する
  • 日本語フォントは「MS Pゴシック」を選ぶ
  • 英語フォントは「Arial」を選ぶ
  • 文字は「濃いグレー」を選ぶ。相手にソフトな印象を与える
  • 配布資料の文字サイズは「14pt以上」を選ぶ。プレゼン資料の文字サイズは「20pt以上」を選ぶ
  • グラフの小見出しは「太字・下線」を設定する
  • 箇条書きの小見出しは長方形で作る
  • 矢印の先端は▶を選び、色はグレー、角度は90度にする
  • ▶で全体の流れを示す。矢印の代わりに使う
  • 具体は「四角」抽象は「楕円」で表現する
  • 堅い資料の四角は「鋭角」やわらかい資料は「角丸」を使う
  • 図形に影を付けない
  • 図形の余白は最小化する
  • 図形を並べる場合は、縦と横を揃える
  • 配色は色相環で決める
  • イメージを考慮して配色を決める
  • 背景は必ず白にする
  • 図形に原色を使わない


次に箇条書きのルールです。

  • 文章の分解、階層化、作成の順番を意識する
  • 長文を書き、句読点で分解し、いくつかの短文にすることで箇条書きになる
  • 1文は40文字以内
  • 文末は動詞・形容詞などの「用言」か「体言止め」を選び、できるだけ「数字」「修飾語」で具体的にする
  • 重要度順、時系列、種類別で書き出す
  • 下の階層に箇条書きが1つだけなら、階層を作らず、文をまとめる
  • 箇条書きは3項目までにまとめ、階層は3階層までにする
  • 「因果関係」「詳細」「事例」の3つに分類される
  • 長方形の「小見出し」をつけることで読者に大まかな内容を伝える


本書には図解やグラフのポイントがいくつも書かれていますが、ここでは割愛します。詳細は本書をお読みください。

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PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則 要約|資料の流れを分かりやすくする。まとめ

次のことを意識して作ると分かりやすくなります。

  • セクションごとに「目次スライド」を入れる
  • 全体の流れをパンくずリストで示す
  • 資料の概要を「1枚のスライド」で示す
  • スライド間で「色と順番」を統一する
  • スライド間で「小見出しを重複させる」。流れを継承していく。「問題スライド」のあとの「解決策スライド」に問題の内容を残したまま解決策を書くイメージ
  • フォントを統一する
  • 書式を統一する
  • 文章表現を統一する
  • 図形を統一する


最後に資料作成のチェックリストです。

項目小項目チェックポイント
目的-「誰が」「誰に」「どうしてもらうか」が明確
ストーリー-相手が重要だと思うポイントを漏れなく含んでいる
ストーリー-背景→課題→解決策→効果の順を抑えている
ストーリー-サマリー、目次、結論がある
スライドレイアウト-スライド情報がスライドメッセージを説明できている
スライドレイアウト-スライドタイトル、スライドメッセージが入っている
スライドレイアウト-左から右、上から下の流れがある
スライドタイプ箇条書き文章は箇条書きで表現できている
スライドタイプ図解基本図解が使えている
スライドタイプ図解応用図解が使えている
スライドタイプ図解表の先頭行・列は色で塗りつぶし、文字は中央にある
スライドタイプ図解ピクトグラムが使えている
スライドタイプグラフ適切なグラフが使えている
スライドタイプグラフデータの並び順が適切である
スライドタイプグラフグラフが矢印やテキストで強調されている
スライド表現強調重要な文字が太字と色で強調されている
スライド表現強調スライドの重要な部分が強調されている
スライド表現比較比較の場合、点数や○✗などが評価が一見してわかる
スライド表現3色以下におさめられている
スライド表現整列図形の位置が縦横で揃っている


参考: PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則


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  • この記事を書いた人

おやすみドリー

本の要約をする人 | 年間100冊は本を読む | Audible(オーディオブック)、kindle(電子書籍)など読書方法を紹介 | 良い本をたくさんの人に届けたい | ビジネス書・マーケティング・自己啓発・小説を幅広くインプット | ビジネス関連・忘れない読書方法・文章の書き方なども発信中

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