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- 書籍「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」の内容が知りたい
「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」を参考に説明します。
GTDの全体像
参考： 新時代の話す力
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はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 要約｜GTDの基礎。まとめ
やることが山のようにあっても、頭をすっきりさせて、リラックスしながら高い生産性を発揮していく方法がGTDだ。GTDはGetting Things Doneの頭文字をとった言葉。
GTDの柱が3つある。
- やるべきこと・やるべきことをすべて把握する
- 常に降り掛かっているインプットをその場で対処する
- いかなるときも正しい判断をできるようにする
昔は畑を耕すような単純明快な仕事が多かったが、今は違う。あなたが抱えているプロジェクトの多くは、はっきりとした「終わり」がない。仕事の「終わり」が曖昧になり、達成までのプロセスが複雑になったため、多くの人はたくさんの仕事を抱えるようになった。
そして仕事も人生も大きな変化がなく、生活リズムを保ちながら安定した毎日を送れなくなっている理由は3つある。
- 目標、製品、顧客、市場、テクノロジーの変化が早い。それに伴い組織や役割、責任も変化している
- プロフェッショナルの多くがフリーで仕事をするようになり、40代、50代も成長路線を選んでいる
- 文化、ライフスタイル、テクノロジーが変化するなかで個人が臨機応変に対応する状況が起きている
世界中のどこにいてもネットワークでつながっていられる時代が到来したとはいえ、変わったのは「物事が起きうる頻度」のみである。変化のペースがゆるやかだったころは、新たな状況になっても一旦やり過ごせば平和に過ごせた。
広い視野を持ち、長期的な目標や価値観をはっきりさせていれば日々の仕事の意味や方向性が見えてくるはず、という考え方がある。しかし、実際は努力しても思ったような結果がでない場合が多い。理由は3つある。
- こまごまとした日々の仕事に気を取られるあまり、より高いレベルに目を向けることが難しくなってしまうため
- 日々の仕事を整理して管理していくための効果的なシステムが確立されていないため
- より高いレベルでの目標や価値観が明らかになると、それに合わせて変えていかなくなはいけない。やらなくてはいけないことが見えてきてしまうため（余計に仕事が増える）
多くのビジネスパーソンを指導していく中で、ストレスの大半は「やるべきこと」をうまく片付けられていないことが生じていることがわかった。まずはあなたが意識している、していないにかかわらず、すべてのやるべきことを把握し、一箇所に取り込んでいく必要がある。
いま抱えている問題を1つ考えてみよう。次にそのプロジェクトを完了するために何が必要か書き出す。いまの状況を一歩でも進めるためにやるべき「具体的な行動」を書いてみる。
数分これをするだけで頭がスッキリする人が多い。なぜなら「望んでいる結果がはっきりして、次にとるべき行動がわかった」からである。大事なのは「システマチックな思考」。
選択や機会に対してどう行動すべきかを明らかにし、そのために何が必要か考えるのだ。物事について考えている人多いが、問題や状況ばかりに目がいって「それをどうすべきか」までは語られないことがある。
頭の中にあることが気になってしまう原因は次のような理由だろう。
- 望んでいる結果がはっきりしていない
- 次にとるべき物理的な行動が定義されていない
- 望んでいる結果や次にとるべき行動を適切なタイミングで思い出させてくれるリマインダーが設定されていない
そして管理すべきは「行動そのもの」です。考えるべきは、そのときどきで自信をもってとるべき行動を選択していくにはどうすればいいか、ということ。
多くのひtおが思い込んでいるのは「時間不足」ではない。本当の問題はやるべきことの真の意味を理解していないため、次にとるべき行動がわかっていないことだ。
もうひとつ大事なのは気になることを書き出したら、それを頭の外に追い出して、いまやるべきことだけに集中すること。
はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 要約｜生活をコントロールする。まとめ
GTDの基礎となる5ステップを紹介します。
- 気になるすべてのことを「把握する」
- それぞれが何を意味するか、どのような対応をすべきかを「見極める」
- ②のステップによって明らかになった内容を「整理する」
- 行動の選択肢を「更新する」
- 何をすべきかを「選択する」
ほとんどの人は時間がないために、そのときどきで大事に思える事柄だけについて優先順位をつけて整理し、リストを作って満足してしまう。しかし、それだけでは十分ではない。そのときには大事とは思えないがやらなくてはならないことにも具体的な行動を定めなければならない。そうしないと、それが「気になること」となってあなたのエネルギーを奪い続ける。
次の順番で考える。
- 頭の中の気になることがある
- インボックスに入れる
- これは何か？
- 行動を起こすべきか？
- Yes：次に進む
- No：行動する必要がないものは「ゴミ箱」「いつかやる・多分やるリスト」「資料フォルダ」に振り分ける
- 次にとる行動は1つ？
- Yes：次に進む
- No：プロジェクトリスト・プロジェクトの参考情報に追加
- 2分以内に完了できる？
- Yes：すぐに行う
- No：次に進む
- 自分でやるべき？
- Yes：次に進む
- No：連絡待ちリストに追加
- 特定の日付にやるべき？
- Yes：カレンダーに登録
- No：次にとるべき行動リストに追加
把握する
日々のこまごまとした「気になること」からくるストレスから開放されるために、やらないければならないことを「すべて」完全に把握し、それらについて、とるべき行動を見直すのだという安心感を手に入れる必要がある。
気になることをあったら、それを一時的な受け皿にメモしておこう。GTDでは「インボックス」と呼ぶ。
- すべての気になることを把握し、頭の外に出す
- 把握するためのツールは生活の一部にするべきなので、スマートフォンのように常に持ち歩き、自分にとって意味のありそうなこをすべて記録していく必要がある
- インボックスの数は必要最低限にする
- インボックスは定期的に空にする
- インボックスを空にすることはタスクを「完了」にすることではなく、次に行うべき行動を決めること
- 気になることが溜まりすぎないようにこまめに整理する
気になることを「インボックス」に集めたら、「これは何か？」と考えてみよう。曖昧なままでは処理ができない。
次に「本当に行動する必要があるか？」を考えるのも大事である。次の3つは行動する必要がない。
- 現時点では無価値で、もう必要がないもの（ゴミ箱）
- いまやる必要がないが、いつか行動する必要が出てくるかもしれないもの（いつかやる・多分やるリスト）
- あとで必要になるかもしれない情報（資料フォルダ）
行動を行うものについては次の2つを判断する。
- 求めている結果は何か
- 次にとるべき具体的な行動は何か
整理する
GTDでは1年以内に達成可能で、複数の行動ステップが必要な「望んでいる結果」を「プロジェクト」と呼ぶことにしている。
次のようなことがプロジェクトリストになる。
- スタップの採用
- 8月の休暇の取得
- 本の出版
- パソコンのバージョンアップ
- 庭に植物を植える
プロジェクトに関しては重要度や優先度を考える必要はない。定期的に見直しそれぞれに対して次にとるべき行動を見極められる状態になっていればいい。プロジェクトそのものを実行することはできない。できるのはプロジェクトを達成するためにとるべき具体的な行動の1つである。行動を積み重ねていくと徐々に望んでいる結果に現状が近づいていく。最終的にそれが完了した状態とみなせるようになる。
プロジェクトの参考資料
テーマやトピックごとに整理しておきたい関連情報がある。プロジェクトリストは単なる見出しにすぎない。プロジェクトの詳細や達成計画、必要なるかもしれない参考情報はフォルダやファイルで整理しておく。
カレンダー
リマインダーに記入すべき行動は2種類ある。1つは、ある特定の日や時間にやらなければならないこと。もう1つは時間があるときにやればいいこと。前者はリマインダーとして使える。
カレンダーに記入する内容は「特定の時間にする行動（アポ）」「特定の日にする行動（何かしらのタスク）」「特定の日に使える情報（イベントなど）」。
またカレンダーにToDoリストは記さない。理由は、カレンダーに記入しても優先順位が変わってしまったりして、常に更新が必要になる。1日のToDoリストにその日でなくてもいい行動が書かれていると、その日の行動に集中できなくなる。
その日に必ずやるべきことのみを記入しよう。
次にとるべき行動リスト
2分以上かかり、誰かに任せることができないと判断した行動はをリスト化する。
更新する
メモしておいても、それを保管して、必要なときに思い出せなければ役に立たない。大事なのは適切な人生や仕事の全体像を幅広く見渡し、具体的な行動を確認できるようにすることである。ほとんどの人にとってGTDの成否のカギを握るのが、この「更新する」ステップだ。
週に1度は、現在抱えているプロジェクトや「気になること」のすべてを見直し、更新していく必要がある。行動の選択肢を見直すことで、いざ行動するときに自信を持って正しい選択ができるようになる。
確認する頻度が一番高いのはカレンダーだ。いつ何をやらなければならいのか把握できていると、臨機応変な対応しやすくなる。カレンダーに記入されている行動が完了したら、他にやらねばらないことは何かを確認する習慣をつける。たいていの場合は「次にとるべき行動リスト」を見ることになる。このリストには1日の中で時間がとれたらすべきことが書かれている。随時確認して更新ｓいていく。「プロジェクトリスト」「連絡待ちリスト」「いつかやる・多分やるリスト」は忘れない程度に確認する。
また成功するためには週次レビューが重要になる。次のことを行う。
- やならければならないことを把握し、どうすべきかを見極める
- システム全体を見渡す
- リストを更新する
- すべてのものについて済んだものは処分し、情報を更新する
選択する
ここまでのワークフローはすべて行動を「選択する」ためにある。ここまでやってはじめて目の前の選択肢から最善のものを選べるようになる。
行動を選択するためのモデルを紹介する。
4つの基準で現在の行動を選ぶモデル
- そのときの状況
- 使える時間
- 使えるエネルギー
- 優先度
日々の仕事を3つのカテゴリーで評価するモデル
- あらかじめ決まっている仕事
- カレンダーや次にとるべき行動リストの仕事
- 予定外の仕事
- 突然降り掛かってきた仕事
- 仕事を見極めるための仕事
- 整理システムを整理するのも仕事の1つ
六つのレベルで仕事を評価する
- 地面レベル：現在の仕事
- Horizonレベル1：現在のプロジェクト
- Horizonレベル2：重点的に取り組む分野
- Horizonレベル3：1〜2年後の目標
- Horizonレベル4：長期的な構想
- Horizonレベル5：人生の目的とそのあり方
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はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 要約｜創造的にプロジェクトを進めるために。まとめ
リラックスしながら生産性を発揮するためには「望んでいる結果を明確にし、その達成に近づくために次にとるべき具体的な行動を定義する」「それらを定期的に確認し、更新するためのリマインダーを信頼できるシステムに組み入れる」です。このプロセスを「気になること」を広く見渡しつつ先を見通していく意味で「水平的な視点」と読んでいる。
ナチュラルプランニングモデル
効率的で創造的な問題解決へ計画を立てられるのは、あなたの脳である。次のステップを経て行動へと結びついている。
- 目的と価値観を見極める（例：夕食をたべにいく）
- 「なぜそれをするのか？」を明確にする
- なぜを考えることの価値
- 「成功の基準が定まる」「意思決定の基準ができる」「必要なリソースがわかる」「モチベーションがあがる」「焦点が明らかになる」「選択肢の幅が広がる」
- 自分の価値観も大事にする。自分の価値観が侵されるとストレスを感じる。価値観を知るために「○○である限りは、みんな自由にやってくれていい」の○○に入る言葉を考えてみよう
- 結果をイメージする（例：この前いった店の雰囲気がよかった）
- 結果をイメージできないと、どうやってそこにたどり着くかもイメージできない
- ブレインストーミングをする（例：何時にしよう？混んでるかな？天気は？誰と行こう？）
- 「なぜ？」が明確になったら、次は「どのようにすればいいのか？」を考える
- 書き出していく。マインドマップ、クラスタリング、パターンニング、ウェビング、特性要因図も効果的
- ブレインストーミングのコツ
- 決めつけない、異論を唱えない、評価しない、批判しない、質より量、思考の分析や整理は最低限に
- 思考を整理する（例：5W1Hのように整理され、優先順位が決まる）
- 頭の中のアイデアをすべて出すと、自然とアイデアが整理されていく
- 次にとるべき行動を判断する（例：店に予約の電話をする）
- 頭の中に何か残り続けるのは、望んでいる結果と次にとるべき行動が明確になっていない、それかリマインダーを定期的に見直すシステムで管理されていないことが原因
この5つは日常のあらゆる行動で自然に行われている。上記の順番で考えないと破綻することがある。たとえば会議の最初で良いアイデアがないか募っても「目的」や「結果をイメージする」ができていないとアイデアはでてこない。順番に考えていくことが大事である。
はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 要約｜時間と場所、ツールの準備。まとめ
GTDをはじめるにあたっては、まとまった時間と場所を確保する。各工程で数時間はかかるため、丸2日は時間が必要だろう。一度に時間を確保するのが難しい場合は、少しの空き時間でも進めた方がいい。
GTDの基本ツール
- 書類受け：入っている書類や出ていく書類の置き場所
- A4の紙：「把握する」プロセスで必要
- ペン
- 付箋
- ペーパークリップ
- ホチキスと針
- テープ
- 輪ゴム
- ラベルライター
- ファイル、バインダー
- カレンダー
- ゴミ箱
- 今使っているツール類。モバイル機器、パソコン、システム手帳、メモ帳など
ポイントは次の通り。
- 資料がたまると仕事の流れがせき止めることになる
- A〜Zのラベルの付いた1つのファイリングシステムを使う。プロジェクトや分野ごとにファイルをしまうと置き場を忘れたり、何処に何があるか分からなくなる。1つのファイリングシステムでいつでも検索できるようにしておく
- 必要なときに新しいフォルダを作れる状態にしておく
- 中身がつまりすぎないようにする。引き出しは4分の3以上は入れない
- ラベルライターでファイルに名前をつける
- 年に1回はファイルの大掃除をする
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はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 要約｜把握する「気になること」のすべてを把握する。まとめ
気になることをすべて1つの場所（インボックス）で把握していく方法を具体的に見ていく。「把握する」理由は次の通り。
- 取り組まなければならないことの全体量を把握することができる
- 何をどこまでやれば終わり、ということがわかる
- 気になることがあるかもしれないという意識があると、次に行う「見極め」作業と「整理する」作業に集中できなくなる
最初にやるのは、実態のある身の回りのもので、あるべき場所やあるべき状態にないものを探し、インボックスに入れることである。これらは未完成のものだったり、何をすべきか判断しなければならないものだったりする。すべてをインボックスに入れ「見極め」の作業で判断する。
物理的なものも、あたまの中で「気になっていること」どちらもインボックスに入れていく。仕事とプライベートで気になっていることが頭の中から出ていくと、インボックスは高く積まれていく。この状態で良い。
はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 要約｜見極める。インボックスを空にする。まとめ
「把握する」の作業が終わったら、インボックスを「見極める」作業に移る。それぞれについて分析し、どういう性質なのか、何をしたらいいかを見極める。
- 一番上のものから見極めていく
- 1度に1件ずつやる
- インボックスに戻さない
1件ずつ次にとるべき行動も決めていく。行動が必要ないときは「ゴミ箱」「保留にするもの」「資料」に分別する。
行動が必要なときは「実行する（2分以内にできるとき）」「誰かに任せる（他にふさわしい人がいるとき）」「あとでやる」のどれかに分別する。特に2分ルールが定着すると、生産性が劇的に向上する。
本書でのプロジェクトは達成するのに1つ以上の行動ステップがあり、なおかつ1年以内に達成できる事柄のこと。
はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 要約｜整理する。最適な受け皿を用意する。まとめ
整理システムが実践できると、気になっていたことが頭の中から追い出され「済んでないこと」にわずらわされなくあんる。また直感的な判断によって目を向けるべきものに集中することができる。
「整理できている」とは物事がその「意味」に応じて適切な場所に収まっているという状態。
次のものに整理していく。
- プロジェクトリスト
- プロジェクトの参考情報
- カレンダーに記入する行動や情報
- 次にとるべき行動リスト
- 連絡待ちリスト
- 資料
- いつかやる・多分やるリスト
多くの人は整理を単に整理整頓だと想っている。それについてどうすべきか見極められていないものを単に並べただけになっているのだ。
必要なのはリストとファイル。
インボックスが空になっていれば「保留」スペースには自分がやるべきもので、かつ2分以上かかるもののリマインダーが積み上がっているはずだ。
また時間ができたときにとるべき行動のリマインダーは、その行動に必要な状況で分けておくのが効率的だ。パソコンが使える状況ならやること、会社でやること、自宅でやること、場所を問わないもの、など。
他の人にまかせて連絡待ちをしているものも整理しておこう。
プロジェクトリスト
やるべきことや実現したいと思っていることで、複数の行動ステップが必要なものは「プロジェクト」としてリストにまとめていこう。これはカレンダーや連絡待ちリスト、次にとるべき行動リストに記載された具体的な行動を、すこし上の視点から眺めた「望んでいる結果」である。このリストを管理しておくことで、全体像がはっきり見える。
プロジェクトリストのレビューは最低でも週1回は行う。これにより各プロジェクトの行動ステップが決まり、全体像が見える。
プロジェクトの参考情報
プロジェクトの参考情報は、プロジェクトについて考えたり、行動を起こしたりするときに助けとなる情報や資料を指す。これらは行動に関するリマインダーとは区別しておく。
分厚い資料やファイルはそのままプロジェクトや次にとるべき行動にはなりません。行動によって必要なときに参照するものです。
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はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 要約｜更新する。システムの機能を維持する。まとめ
すべての物事は定期的に見直し、常に最新状態を保っておく必要がある。やるべきことに集中できていて、やっていないことにもついても「今はそれは大丈夫」という確信が得られなければならない。そのためにシステムを見直し、更新することが必要。
次の順番で整理すると良い。
- カレンダーとその日の備忘録ファイル（今は必要ないが、将来必要になるかもしれないリスト）
- 次にとるべき行動リスト
週次レビュー
週次レビューは、簡単に言ってしまえば頭を再び空っぽにし、先の数週間を見据えた姿勢をとるための作業。自分が関わっているすべてのことを把握し、見極め整理し、更新してく作業。
具体的には「明確化する」「最新の状態にする」「創造的な思考をする」の3段階で進める。
- 明確化する
- 雑多な紙のものを集める
- インボックスを空にする
- 頭の中にあるものを出す
- 最新の状態にする
- 次にとるべき行動リストを見直して更新する
- カレンダーのチェック（過去）
- カレンダーのチェック（未来）
- 連絡待ちリストを更新する
- プロジェクトリストを更新する
- チェックリストを更新する
はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 要約｜選択する。最善の行動を選ぶ。まとめ
先程も上で述べた、こちらの3つで考える。
ここまでのワークフローはすべて行動を「選択する」ためにある。ここまでやってはじめて目の前の選択肢から最善のものを選べるようになる。
行動を選択するためのモデルを紹介する。
4つの基準で現在の行動を選ぶモデル
- そのときの状況
- 使える時間
- 使えるエネルギー
- 優先度
日々の仕事を3つのカテゴリーで評価するモデル
- あらかじめ決まっている仕事
- カレンダーや次にとるべき行動リストの仕事
- 予定外の仕事
- 突然降り掛かってきた仕事
- 仕事を見極めるための仕事
- 整理システムを整理するのも仕事の1つ
六つのレベルで仕事を評価する
- 地面レベル：現在の仕事
- Horizonレベル1：現在のプロジェクト
- Horizonレベル2：重点的に取り組む分野
- Horizonレベル3：1〜2年後の目標
- Horizonレベル4：長期的な構想
- Horizonレベル5：人生の目的とそのあり方
はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 要約｜基本原則のパワーを体感しよう。まとめ
「気になること」に対してマイナス感情が生まれることがある。その原因は自分のとの約束にある。
自分に対する約束を破ることでマイナス感情が芽生えるのだ。それを回避するためには「約束しない」「約束を果たす」「約束を見直す」のいずれかをすれば嫌な気持ちにならない。
この嫌な感情からも開放され、自分が関わっているすべてを定期的に見直す姿勢を作ると、頭の中の「気になること」から開放されて安心できるようになる。
気をつけるべきことをいくつか記載。
- 次にとるべき行動を明らかにしない限りプロジェクトは完了しない
- 頭がいい人ほど放置してしまう。よりリアルに想像できてしまうので、面倒なこともイメージしてしまう傾向にある
- 途中でやめてしまう人の多くは「次にとるべき行動」のリストが単なるメモになってしまっている（受付係、プレゼンなどではなく次にとる行動を書こう）
- 目の前にタスクがきたときに、ギリギリで行動を決める人が多すぎる。事前に次の行動を決めよう
GTDの3つの柱
- 初級：ワークフロー管理手法の基本を取り入れる
- 中級：より高いレベルで人生全体を管理するための統括的なシステムを確立する
- 上級：GTDのスキルによって生まれたゆとりを活かし、視野を広げて創造的な活動に取り組んでいく
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