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【要約】説明組み立て図鑑。あてはめるだけで“すぐ"伝わる |本のまとめ。

次の方を対象にしています!



「伝えたいのにうまく伝わらない」「伝えたはずなのに認識のズレがあった」そんな経験はないでしょうか。


説明の組み立て方を知ることで、確実に相手に伝えることができます。


ポイントは「相手を知ること」「説明の目的とシチュエーションを明確にすること」です。


あてはめるだけで“すぐ"伝わる 説明組み立て図鑑」を参考にいくつかお伝えします。


全部を知りたい方は本書をお読みください。


参考:あてはめるだけで“すぐ"伝わる 説明組み立て図鑑


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目次

説明組み立て図鑑。要約|理解してもらうための説明。まとめ

CRF法(Conclusion 結論、Reason 理由、Fact 事実)

「結論は◯◯で、その根拠となる理由は△△。実際にXXです」


結論、理由、事実の順番で組み立てる方法です。


相手からOKをもらいたいときに有効な手段です。自分の主張(目的)をはっきりさせた上で、根拠も提示することで納得感がでます。


CRF法を使う場合、伝えたいことは1つに絞り、理由は3つまで。理由を増やしても相手は覚えきれません。

SDS法(Summary、Details、Summary)

「概要は◯◯で、詳細は△△。まとめると◯◯です」


概要、詳細、まとめの順番で話します。概要とまとめは同じような内容になります。


報告・連絡・相談のときに有効な手段です。概要だけでも相手に覚えてほしいときに使います。

PREP法(Point、Reason、Example、Point)

「結論は◯◯で、理由は△△です。たとえばXXで、まとめると◯◯です」


結論、理由、具体例、結論の順番で話します。


CRF法とSDS法のよいところを組み合わせた形です。


1つの結論に対して、1つの理由、3つの具体例がちょうどよいでしょう。


前提共有の型

「前回は◯◯という話しでした。それの説明は△△で、今日お伝えしたいのはXXです」


前提を共有することで、相手との認識のズレをなくせます。


どんな場合も結論から言えばいいわけではなく、時には前提をあわせることも必要です。


前回の打ち合わせから時間が経ち、内容を忘れてしまっている場合などに有効です。


テーマ設定の型

「本日のテーマは◯◯で、考えていただきたいのは△△とXXです」


テーマを先に共有することで道筋や方向性をあわせてから話に入れます。


議論するときに論点がズレないように最初につたえるのがポイントです。


集合と要素の型

このジャンルの中の◯◯です」


細かい話からはじめるのではなく、全体像をつたえます。


「スマホは沢山の種類があり、中でもAndroidとアップルのOSが大きなシェアをもっています。その中でAndroidは〜」のように全体を伝えてから範囲を狭めます。


抜粋の型

一覧を見せて「この中から今日はこの部分だけお伝えします」


時間が限られているので重要な箇所だけを伝えたい場合に有効です。


全体を説明すると6時間かかってしまうので、今日はこの部分だけを15分でお伝えします。のように全体のボリューム感を伝えるのも良いでしょう。


喩えの型

「新聞の契約みたいに、契約していれば継続して利用できるサブスクリプションがあります」


相手が分からないモノは身近なもので喩えることで分かるようになります。

要約の型

「全部で500ページある本だけど、要約して10分で伝えるね」


時間がない中で全体を知ってもらいたいときに有効です。


要約を全体を短く伝えたい場合。抜粋は全体の一部だけを伝えたい場合。それぞれに使い分けましょう。


時系列の型

「いままでは◯◯、今は△△、今後はXXです」


過去、現在、未来の順番で説明します。


経緯を説明するときに有効です。

因果の型

「結果は◯◯で、その原因はXXにあります」


ある事象の原因を伝えることで説得力を高まります。


結果、原因、原因の詳細の順番で話すと伝わりやすくなります。

基準値の型

「平均は◯◯ですが、あなたはXXです」


平均を伝えることで相手に数値の凄みを伝えられます。基準値から離れるほど凄さが伝わります。


最低ライン、ボーダーラインや有名人(◯◯選手は100m 9.9秒で走れる)も基準値になります。

比較の型

「この土地は、東京ドーム◯個分です」


相手がイメージできそうなことを伝える。


具体例の型

「具体例としては〜」


抽象的なものは伝わりにくいので、具体化すると伝わります。


抽象「英単語は暗記するんだよ」、具体「声に出しながら10回書くと覚えられるよ」


抽象と具体はセットなので、抽象→具体の順番で話してみましょう。

アウトラインの型

「全体の流れは◯◯。今は△△。本日はXXまでいきましょう」


全体、現状、今決めることの順番で話します。


アウトラインがあると全体が見渡せるため相手にゴールまでをイメージさせることができます。


振り返りの型

「ここまでをまとめると◯◯。次は〜」


説明が長くなってしまう場合は、いくつかに分割し、区切りごとにまとめを作りましょう。


まとめを作ることで、そこまでに伝えたかったことが明確になります。

パターン・法則発見の型

「ここには〇〇なパターンがあるのです」


具体的な事例が複数ある場合に、パターンとして伝えることで理解が進みます。


例:オーディオブック、クラブハウス、、、があります。よりも音声メディアが注目されています。


演繹法の型

「この前提に立つと、この〇〇は、XXになります」


どうしても説得させてたいときに有効です。


A=Bである。C=Aである。よってB=Cである。と話します。


例:すべての生物は死にます。あなたのペットのミャオ(ネコ)も生物です。ミーもいつかは死にます。


抽象的な前提と、具体的な前提を伝え、結論に持っていきます。


咀嚼の型

「ざっくりいうと、◯◯ということです」


概念的に理解しにくい用語を解説するときに使います。


例:PayPayについて話します。ざっくりいうとスマホで扱えるお金です。

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説明組み立て図鑑。要約|相手に動いてもらうための説明(説得)。まとめ

オファーの型

「現状の〇〇を、XXにしたいのです」


相手にお願いするときに有効です。

  • お願いを伝える(例:たまごを買ってきてほしい)
  • お願いの具体的な結論を伝える(例:3丁目のスーパーが特売日だから、そこでたまごを買ってきてほしい)
  • 現状の問題点を伝える(例:15時から来客があるので買いに行けない)
  • 自分が到達したいゴールを伝える(例:夕飯をたまご料理にするので、たまごがほしい)
  • 相手の意向を確認する(例:買ってきてもらえる?)



TAPSの型

「このギャップを埋めるには、〇〇する必要があると考えています」


プレゼンで相手を納得させた上で提案を通したいときに有効です。

  • 有るべき姿を確認する(例:売上を120%にしたい)
  • 問題を抱えた状態を指摘する(例:数年横ばいで売上が増えていない)
  • 問題点を指摘する(例:サービスに飽きてきている)
  • 解決策を提示する(例:既存のサービス内容を見直したい)



問題意識炙り立て

「実は、この〇〇の根本原因は、XXです」


新しい提案を通したい場合に有効です。

  • 起きている現象を指摘する(例:リモートでコミュニケーションが減っている)
  • 現象を引き起こしている原因を明かす(例:リモートワークにより顔を合わせなくなった)
  • 原因のもととなっている根本原因を暴く(例:すぐにコミュニケーションが取れる場がない)
  • 根本原因を解消する解決方法を生み出す(例:1日顔を合わせる場を設ける)
  • 解決策によって変わる未来を示す(例:コミュニケーションがないことの不安やストレスが軽減される)



根本原因を探るために「なぜ?」と何度も問いかけるのがポイントです。

メリットファーストの型

「これからする話しは、あなたにとって大事なことです」


自分の提案した内容に対して、相手に行動してほしいときに有効です。


  • 相手にメリットのあることを伝える(例:知識を増やしたいあなたにぴったり)
  • 具体的なメリットを提示する(例:ブログをやりましょう)
  • 実行した人の成功事例を紹介する(例:ブログのアウトプットでその分野のプロになった人がいる)
  • メリットを受け取ることのできる具体的なステップを伝える(例:まずはNoteのアカウントを作りましょう)


相手がめんどくさいと思っているうちは動きません。「めんどくさい < メリット」となったときに初めて動きます。

意思決定プロモートの型

選ぶ基準は〇〇を軸にするのが良いです」


相手がスムーズに意思決定できるようにする場合に有効です。

  • 相手に目的をリマインドする(例:物件を探しているのですね)
  • 自分が集めた情報から選択肢を提示する(例:3丁目だと、この3件があります)
  • 選択肢を精査するためのシュミレーションをする(例:それぞれ費用や間取りはこのようになっています)
  • 選択肢を1つに絞り込むための基準を提示する(例:この3つで選ぶ基準は間取りの好みです)


軌道修正の型

「少し話しがそれてきたように思うのですが」


議論が脇道にそれてしまったときに用いると有効です。


議論の目的や前提を常に意識して、そこからズレていないかを確認しましょう。

クリティカルの型

「そもそも、その〇〇は正しいのでしょうか?」


前提を覆してイニシアチブを握りたいときに有効です。


例:売上を上げることばかりに目を向けていますが、会社としてそれだけで良いのでしょうか?私はXXも必要だと感じます。なぜなら〜


質問の型

「質問の意図としては、〇〇ということです」


自分がほしい回答を相手からもらうときに有効です。


質問の内容だけではなく、背景や目的を伝えることで、自分が何を知りたいのか相手に伝えます。

質問回答の型

「〇〇についてお答えすればよろしいでしょうか?」


会議やセミナーで相手からの質問の的確な回答になっているか確認するときに有効です。


利害の型

「その状況、よくわかります」


利害が対立する相手との交渉でも win-winとなる結果を得たいときに有効です。


例:残業が多くなっていますよね、忙しいので状況は分かっています。しかし、残業により社員のモチベーションが下がっている現状もありますので、残業を減らすことを一緒に考えてみませんか?


相手との利害を一致させましょう。

アンカリングの型

「まずは、この〇〇の相場をお伝えしておきますね」


交渉の領域でお互いの知識が異なるときでもスムーズに合意できます。


例:この物件ですが、相場は3600万円です。


先に物価を伝えることで進めやすくなります。

ブラフの型

「ざっと、条件は〇〇になります」


交渉で最初にブラフ(はったり)を用いると有効です。


例:本当は1週間でできる仕事だけど、お客さんに3週間かかるので、5万円ですね。と伝える


最初多めに伝えることで最終的に値引きなどし妥当な金額に収めます。

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説明組み立て図鑑。要約|相手に動いてもらうための説明(セールス)。まとめ

目利き代行の型

「数々の経験を得た私が自身を持ってオススメします」


自分の提案に対して相手に安心感を与えて、その提案を選択してほしい場合


例:私は10年ソムリエをしておりまして、おすすめはこのXXワインです。香り味わいともにお客様にお気に召されると思いますよ。


希少性アピールの型

「今からお伝えするとこは、ほとんどの人が知らないことです」


内容で興味を持たせ、かつ相手の行動を促したいときに有効です。


「ここだけの話」「24時間限定」「100個限定」「今だけ」「社員の99.9%が知らない」という希少性のある言葉に人は弱いのです。


独自性アピールの型

「〇〇といえば、XXしか考えられません」


自分の商品やサービスをブランド化させ、相手に選び続けてもらうために用いるのが有効です。


例:高級バッグといえばXXしかありません。丈夫で10年は伝えますし、仮に要らなくなった場合、高値で売れます。

権威者アピールの型

「専門家もそう言っています」


躊躇している相手に、もうひと押しする場合に有効です。


例:電動歯ブラシを使った方がいいって、歯医者さんが言ってたよ。


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説明組み立て図鑑。要約|相手にできるようになってもらうときの説明。まとめ

エンカレッジの型

「私は今のキミなら絶対にできると思うし、サポートするよ」


相手が行動を躊躇している場合に有効です。


例:3年間練習してきたんだから大丈夫だよ。練習なら私も手伝うし。試合まで一緒に頑張ろう。


はしごの型

実際あ、そんなに難しくないんです」


相手が行動を躊躇している場合に有効です。


例:見ていると難しそうに見えるけど、手順書があるし、何回かやれば誰でもすぐに覚えられるよ


ワクワクの型

「アレって本当にすごいんです」


相手の好奇心を刺激して、耳を傾けてもらいます。


例:アレを使うとすぐにキレイになるんです。キレイにするにはアレしかない。そのアレとは、XXなんです。


欠如アピールの型

「まだ伝えていなかったことがあります」


相手の知りたい欲求を掻き立て、前のめりになってもらいたいときに有効です。


例:実はテクニックは3つあるんです。まだ2つしか教えていません。最後の一つが一番重要です。それはXXです。

ツァイガルニク効果の型

「実は、これには続きがあるんです」


次回を期待してもらうときに有効です。


例:今年買ってよかったモノTOP10を教えますね。今日は時間なってしまったのでTOP3は来週にします。


カリギュラ効果の型

「この情報はオフレコなのですが〜」


内容に興味をもたせたい場合に有効です。


例:本当はダメなんですが、ひとつだけ例外があります。オフレコで教えますね。


禁止→解禁の流れを作ると人は話に食いつきます。

足場かけの型

「ヒントは〇〇です」


相手にスキルを習得させたい場合に有効です。

  • 到達したい目標を伝えます(例:1人でこの作業をできるようになってほしい)
  • ヒントを与えます(例:最初に確認することはなんだっけ?資料に書いてあったはずだよ)


参考:あてはめるだけで“すぐ"伝わる 説明組み立て図鑑


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説明組み立て図鑑。要約|聞いてもらうための説明。まとめ

ネガティブフォローの型

「たしかに悪い面もありますが、〇〇といった優れた面もあります。それは埋められます」


ネガティブな部分を言われて、相手を説得しづらいときに有効です。


例:充電式も便利ですが、有線であれば電池が切れもないので使いやすいと思います。

矛盾点アピールの型

「AなのにBってことがあるんだけど、知っている?」


一見つまらなそうな事実に食いつかせたいときに有効です。


例:甘くない糖があるって知ってる?実は〜


矛盾を伝えることで興味を持たせます。

ターゲット明示の型

「こんな方にはここ、こんな方にはこういうところを聞いていただけると良いと思います」


立場や属性の違う複数の人に伝えたい場合に有効です。


例:ポイントは3つあります。1つ目はAさん、2つ目はBさん、3つ目はCさんに聞いてほしい内容です。


エピソード挿入の型

「以前、あなたと同じような境遇の方がいて〜」


教訓などを伝えるときに有効です。


例:あなたと同じ〇〇で悩んでいる人がいて、だから私はXXと言いたい


共通点があることで相手は自分ごと化します。

仲間意識アップの型

「きっと、あなたにしかわかってもらえない話なのですが」


相手をポジティブな状態にできます。


例:あなただから言う話なのですが、〇〇を一緒やってほしいのです。誰にも言わないでくださいね。


相手との距離が近づき、積極的に取り組んでもらえるようになります。

大義の型

「〇〇って許せないと思いませんか?」


自分の主張に対して相手の共感を得て応援してくれる人を増やしたい場合に有効です。


例:ゴミのポイ捨てって許せないと思いませんか?私たちの街を汚さないでほしいですよね。だから私はメンバーを募って街の清掃活動をやりたいのです。


ティーアップの型

「私が担当した〇〇さんは素晴らしい結果を残しました」


自分の価値を伝えるのに有効です。


例:私が担当するクライアントさんは毎年売上を150%アップしています。


欠点白状の型

「こんなメリットはあるのですが、唯一XXという欠点があります」


欠点も素直に伝えることで相手から信頼を得られます。


例:デザインも良くて値段もお手頃です。しかし、持ち運ぶには少し重いです。重いので頑丈ではあります。

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  • この記事を書いた人

おやすみドリー

本の要約をする人 | 年間100冊は本を読む | Audible(オーディオブック)、kindle(電子書籍)など読書方法を紹介 | 良い本をたくさんの人に届けたい | ビジネス書・マーケティング・自己啓発・小説を幅広くインプット | ビジネス関連・忘れない読書方法・文章の書き方なども発信中

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