次の方を対象にしています！
- 書籍「amazonのすごい会議」の内容が知りたい
- 効率的な会議の方法を知りたい
アマゾンでは効率的な会議の方法をしています。
ムダな会議をせず、必要なことを会議の時間で決め、成果を上げています。
そんなアマゾンの会議の方法を紹介します。
アマゾンの会議のルール
- 会議は沈黙から始まる
- 会議の資料は2種類のみ。1ページか6ページ
- パワーポイントは不可。文章で書く
- 出席者の数の上限はピザ2枚分
参考：amazonのすごい会議
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amazonのすごい会議 要約｜アマゾンが減らしたい会議・増やしたい会議。まとめ
最初に考えることは「その会議は本当に必要なのか？」です。
会議は生産性の向上や効率化のために行うことが多い、その会議は何のために必要なのか再考してみましょう。
主にアマゾンの3つの会議について紹介します。
- 意思決定会議
- アイデア会議
- 進捗管理会議
今回「情報伝達会議」については取り上げません。
直接伝える必要がある内容があるなら会議を開くことは必要です。しかし、週定例のように毎週決まった時間にあるから会議を行ってはいないでしょうか。
習慣でやるだけの会議は意味がありません。そのため「情報伝達会議」は基本的にやる必要はありません。
会議を減らして不安に思う人もいるかと思います。そのときはメンバーと上長で 1on1 を行いましょう。
アマゾンでも 1on1 は1〜2週間の間隔で定期的に行っています。メンバーと上長が 1対1 で行う会議で、プライバシーが保護された環境で目標の確認や悩みを聞きます。
上長は基本的に聞き役で、メンバーの話を傾聴しましょう。
情報伝達会議で「メールで内容を送ってもらえばいい」「聞いているだけになる」「惰性で会議が開かれている」と思う人がいるのであれば、積極的に会議を減らしましょう。そして、変わりに 1on1 を入れましょう。
1on1 にすることで「濃密なコミュニケーション」「時間や場所の制約も少ない」「メンバーの評価が適切にできる」というメリットがあります。
もうひとつ大事なことは、要らないと判断した会議を復活させないことです。
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amazonのすごい会議 要約｜アマゾン流 資料作成のルール。まとめ
良い会議資料は次の条件を満たします。
- 会議の趣旨、目的が明確である
- 少ない労力、少ない時間で読むことができる
- いつ誰が読んでも確実に伝わる
アマゾンの会議で箇条書きはNGです。またパワーポイントも禁止です。
これは後から資料を見た場合に読み間違える可能性があるためです。
その場で誰が読んでも同じ理解になる文章が「良い文章」と定義しました。
パワーポイントは箇条書きが多く、行間を読み取る必要があるためNGです。
またパワーポイントはアニメーションやイラストを多様して興味を持たせることもできます。ベゾス（アマゾンの創業者）はそこに時間をかけるべきではないといいます。
資料は、見栄えよりも中身が大事です。
会議の資料は 1ページ か 6ページ
会議資料は「簡単な報告の1ページ」か「大がかりな報告の6ページ」の2種類です。
枚数が少なすぎると思った人もいるでしょう。添付資料を別途つけて良いことになっており、添付資料に枚数の制限はありません。
1ページの場合
- 背景
- バレンタインチョコの売上が横ばいになっている。他社は種類を増やしたことで売上を上げている。
- 課題点
- 顧客ニーズの多様化に答えられていない。ラインナップの少なさが問題である。
- 対策
- 年代別に10種類のチョコを用意する
- ゴール
- 売上+10%
6ページの場合
- サービスの定義と概要
- 予算の見通し
- スケジュール（黒字化するまでの期間と目安など）
- 販売価格
- 想定顧客数
- チーム編成
- うまくいかなかった場合のバックアッププラン
- 財務情報
- ROI（投資効果）
6ページャーをまとめる作業は、かなり時間がかかります。何度も読み直し、意図が伝わるか確認します。
6ページ作るのに1週間以上かかることもあります。
さらに、アメリカの大学ではドキュメントの書き方を教わります。しかし、日本は書き方を自ら学ばない限り知らないため、ドキュメントの書き方を知らないまま社会人になる人が多いのです。
ビシネス文章のコツ
- 結論を先に書き、あとから説明する
- 文章を短く区切る
- 1センテンスに1つの意味にする
シンキング・バックワーク
何かを提案するときは「シンキング・バックワーク」という考え方があります。
最初にゴールを決めて、それに向けて何をすればいいか考える方法です。
プレスリリース形式
アマゾンで提案するときはプレスリリースの形式で資料をつくります。
プレスリリースとは、報道機関にむけて発表をするときに使う資料のことです。
たとえばアマゾンのプレスリリース資料は こちら 。
プレスリリース形式の良さは「受け入れやすさ」です。読み手を意識して、いかに提案の良さを理解してもらうかを考えるのです。
シンキング・バックワークと組み合わせて内容を考えてみます。
- 解決したい問題はなにか？
- それによってお客様はどのような痛みを感じているか？
- その痛みを解決するために現在の商品やプロセスは十分か？それはなぜか？
- もし足りない場合、それはどのようにすれば解決できるか？
- それは自社の技術力や組織力で解決可能か？可能な場合それを商品化できるか？
- 解決不可能な場合それを提供できるパートナーは市場に存在するか？
- 新製品の詳細と利点は？
- それらを使って問題をどのように解決するか？
- どのくらい簡単に問題を解決できるのか？
- それを利用したお客様はどのように喜んでいるか？
上記を考えたあとにプレスリリース形式に落とし込みます。
また「FAQ」と「ユーザマニュアル」が内容を補完する資料として一緒に作成します。
つまり提案の段階で予想される質問やマニュアルは用意するのです。
プレスリリースには次の内容を入れます。
- ヘッドライン：タイトル
- ヘッドライン：市場
- 第一段落：商品概要・利点
- 第二段落：解決する問題
- 第三段落：解決方法
- 第四段落：責任者の声（お客様にどのような価値を提供するのか）
- 第五段落：どれくらい簡単か
- 第六段落：お客様の声（お客様視点での使いやすいさ、容易さなど）
- 第七段落：まとめ・補足
上記はあくまで例です。アマゾンは基本的に定型フォーマットはありません。
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amazonのすごい会議 要約｜アマゾン流 意思決定会議。まとめ
意思決定会議は何かを決めるための会議です。
起案する人が、情報を揃えて説明できる準備をし、時間内に意思決定者が判断できるようにします。
避けるべきは意思決定会議で決まらないことです。
基本的にはプロジェクトリーダーやプロジェクトを推進する人が会議オーナー兼、ファシリテーターをします。
決定する人が方向性を示した方が進めやすいためです。
会議オーナーの役割は次の通り。
- 会議の招集
- 参加者の選出
- 議事進行
- ファシリテーション
- 議事録の作成（人に任せてもよい）
- 決定事項の進捗確認
最初にオーナーがやることは会議の目的を共有することです。
会議後に出席者はどうなっていればいいのか、What、Who、Whenで考えましょう。
そして会議は沈黙からはじめます。まずは各自資料を黙読するのです。
最初に資料を読むことでムダな質問を排除できます。たとえば「予算はどこに書いてありますか？」「3段落目に書いてあります」のように、読めばわかる質問はなくなります。
オーナーの3つの仕事
- 出席者全員を巻き込む（黙読のあとに「どう思いますか？」と出席者に投げかけたりして考えてもらう）
- タイムマネジメント（1回の会議で会議の目的・ゴールまでたどり着けるように時間をコントロールする）
- 議事録を作成する
ファシリテーションのコツ3選
- リフレーズ
- 参加者に意見をもとめて「それは◯◯ということですね！」と言葉を補いつつ伝えたいことを議論の場に出す
- パーキングロット
- ホワイトボードの片隅に枠をつくりパーキングロット（駐車場）とする。主題から外れるけど無視できないものを書いておく
これにより主題から話題がズレるのも防ぐことができる
- ホワイトボードの片隅に枠をつくりパーキングロット（駐車場）とする。主題から外れるけど無視できないものを書いておく
- バルコニー
- 全体を俯瞰してみる
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amazonのすごい会議 要約｜アマゾン流 アイデア出し会議。まとめ
アイデアを出すときはブレインストーミング（ブレスト）が良いです。ひとりでは思いつかないことも、複数人で話し合うことで新しいヒラメキがあります。
ブレストが効果的なのは「解決策が分からない」「ゴールを達成するための方法が分からない」ときに有効的です。
アマゾンでは5〜6人でブレストをすることが多いです。アマゾンの組織では「ピザ2枚チーム（2枚のピザを食べ切れる人数。6〜8人）」で構成されています。
ブレストの基本
- 時間を短く区切る（熟考するときれいな回答しか出てこない）
- 荒削りでもいいので多くのアイデアを出してもらう
- 多様な人材を入れる
- オーナーが介入しすぎない
- フレームワークを活用する
- 4C（顧客価値、顧客の負担、利便性、コミュニケーション）で考える
- 3C (顧客、自社、競合）で考える
- 4P（プロダクト、プレイス、プライス、プロモーション）で考える
- SWOT（強み、弱み、脅威、機会）で考える
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amazonのすごい会議 要約｜アマゾン流 進捗管理会議。まとめ
新規事業が立ち上がったがなかなか成果がでない、そんな会社もあると思います。
参考になるのがアマゾンの「進捗管理」です。
正しく進めるためには「定量的に測れる評価指標」が必要です。そのためにKPI（Key Performance Indicator）は必須です。
これを目標数値に分解し各部門で「この1時間で達成したい数字」に落とし込み、見える化します。
それを自動でメール配信され、毎日見ることで、自分たちのプロジェクトの進行状況が分かります。
気をつけたいのがKGI（Key Goal Indicator）を追いかけてしまうことです。これは会社全体の利益率や新規顧客数など。
会社の経営には必要ですが「会社の目標は売上1000億だからよろしく」とチームメンバーに伝えたところで行動するのが難しいと思います。
これを分解して自分たちのチームで達成すべきKPI（訪問回数や来客数など）に落とし込み、さらに毎日何をすればよいかまで決めます。
アマゾンでは必ず数字で表すことになっています。
たとえばカスタマーサポートの顧客満足度は数字では表しにくいです。たとえば、1回の問い合わせで、複数回やりとりをすると顧客にも負担が大きく不満が大きくなるとし、1回の問い合わせに対し1回で解決した割合などを指標にします。
このようにビジネスはすべて数値で表すことができます。
アマゾンではKPIを常に確認し、週ごとに自動でレポートが作成されます。それを分析し改善を繰り返します。
PDCAを回すサイクルは最長でも1週間です。
さらにポストモーテムを大事にしています。ポストモーテムとは事後検証という意味です。
成功したプロジェクトも失敗したプロジェクトも「なぜ成功したのか？」「なぜ失敗したのか？」を振り返るのです。
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amazonのすごい会議 要約｜アマゾンのOLP。まとめ
アマゾンのリーダーシップ理念「OLP」があります。
- Customer Obsession 顧客へのこだわり
- Ownership オーナーシップ
- Invent and Simplify 創造と単純化
- Are Right, A Lot 多くの場合正しい
- Learn and Be Curious 学び、そして興味を持つ
- Hire and Develop the Best ベストな人材を確保して育てる
- Insist on the Highest Standards 常に高い目標を掲げる
- Think Big 広い視野で考える
- Bias for Action とにかく行動する
- Frugality 質素倹約
- Earn Trust 人々から信頼を得る
- Dive Deep より深く考える
- Have Backbone; Disagree and Commit 意見を持ち、議論を交わし、納得したら力を注ぐ
- Deliver Results 結果を出す
Amazon公式に詳細が書かれています。https://www.amazon.co.jp/b?ie=UTF8&node=4967768051
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amazonのすごい会議 要約｜会議をスリム化するヒント。まとめ
会議を見直してみましょう。
- 開催回数を減らす（会議をやることが目的ではない）
- 会議で議題がなければキャンセルできるようにする
- 出席者を減らす（必要な人だけに限定する）
- 必須出席と任意出席に分ける
- 会議時間を短くする
- 会議資料をしっかり作ることで会議時間は減る（最初の黙読で全体を理解できる）
- フェイス・トゥ・フェイスのこだわりをなくす
参考：amazonのすごい会議
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